Wiele czynności związanych ze sprawozdaniem finansowym wykonywana jest przez różne komórki organizacyjne, które nie zajmują się ewidencją księgową i sprawozdawczością. Prawidłowe zamknięcie roku musi zostać przeprowadzone przy współpracy i wsparciu całej jednostki. Wśród kluczowych czynności jest przeprowadzenie inwentaryzacji jako najważniejszej czynności związanej z zamknięciem roku obrotowego.
W przypadku inwentaryzacji aktywów trwałych spis należy rozpocząć nawet 1 października, gdyż jest to termin dopuszczony ustawą. Wcześniej, najczęściej już we wrześniu, kierownik jednostki zobowiązany jest do zarządzenia tej inwentaryzacji oraz powołania komisji inwentaryzacyjnej. Procedura przeprowadzania inwentaryzacji jest bardzo skomplikowana dlatego wśród czynności wstępnych bardzo ważną rolę odgrywa instruktaż pracowniczy.
Celem instruktażu pracowniczego jest zaznajomienie członków komisji inwentaryzacyjnej z metodyką przeprowadzania prac spisowych i weryfikacyjnych. Inwentaryzacja może być prowadzona różnymi wypracowanymi przez praktykę metodami. Specyfika składników objętych inwentaryzacją determinuje dostosowanie odpowiedniej metody. Instruktaż pracowniczy powinien zostać przeprowadzony niezwłocznie po powołaniu członków komisji inwentaryzacyjnej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub przez głównego księgowego. Wśród najważniejszych elementów instruktażu należy wymienić następujące aspekty pracy komisji inwentaryzacyjnej:
W przypadku inwentaryzacji aktywów trwałych spis należy rozpocząć nawet 1 października, gdyż jest to termin dopuszczony ustawą. Wcześniej, najczęściej już we wrześniu, kierownik jednostki zobowiązany jest do zarządzenia tej inwentaryzacji oraz powołania komisji inwentaryzacyjnej. Procedura przeprowadzania inwentaryzacji jest bardzo skomplikowana dlatego wśród czynności wstępnych bardzo ważną rolę odgrywa instruktaż pracowniczy.
Celem instruktażu pracowniczego jest zaznajomienie członków komisji inwentaryzacyjnej z metodyką przeprowadzania prac spisowych i weryfikacyjnych. Inwentaryzacja może być prowadzona różnymi wypracowanymi przez praktykę metodami. Specyfika składników objętych inwentaryzacją determinuje dostosowanie odpowiedniej metody. Instruktaż pracowniczy powinien zostać przeprowadzony niezwłocznie po powołaniu członków komisji inwentaryzacyjnej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub przez głównego księgowego. Wśród najważniejszych elementów instruktażu należy wymienić następujące aspekty pracy komisji inwentaryzacyjnej:
- inwentaryzację powinny poprzedzać prace porządkowe w magazynie oraz likwidacja zbędnych odpadów,
- na okres trwania spisu z natury należy wstrzymać ruch w magazynie, wyjątek stanowić mogą przypadki bezwzględnie konieczne,
- spis z natury odbywa się przez liczenie, ważenie, mierzenie w obecności pracownika materialnie odpowiedzialnego za inwentaryzowane składniki majątkowe,
- wpisu do arkuszy spisowych mogą dokonywać wyłącznie członkowie komisji, a ewentualne poprawki mogą być nanoszone przez przekreślenie poprzedniej treści i naniesienie zapisu prawidłowego,
- obce składniki majątkowe powierzone jednostce należy spisywać na oddzielnych arkuszach spisowych.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
zobacz również: