Podstawową ideą tworzenia funduszu jest wsparcie dla pracowników, którzy w danym momencie znaleźli się w trudnej sytuacji życiowej. Dodatkowym celem tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest finansowanie różnego rodzaju imprez kulturalnych sportowych mających na celu integrację pracowników danej jednostki. Ze środków ZFŚS mogą również być finansowane okolicznościowe prezenty dla pracowników jak i członków ich rodzin. Decyzja o przeznaczeniu środków z ZFŚS pozostaje zawsze w gestii ogółu pracowników danej jednostki.
ZFŚS tworzony jest w jednostkach, w których liczba zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty przekracza 20 etatów (np. w przypadku 30 pracowników zatrudnionych w wymiarze ½ etatu ZFŚS nie tworzy się). Głównym źródłem tworzenia ZFŚS są koszty – w przypadku jednostek samorządu terytorialnego jest to konto 405 — „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – jednak nie jest to jedyne źródło pochodzenia środków. Bardzo ważnym źródłem zwiększającym wysokość środków ZFŚS są przychody odsetkowe. Są to zarówno odsetki od środków zdeponowanych w banku jako lokaty, jak również odsetki płacone przez pracowników z tytułu udzielonych pożyczek (jednak ich oprocentowanie jest najczęściej niższe niż w przypadku komercyjnego oprocentowania lokat bankowych).
Sprawne zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnym wymaga odpowiednio sparametryzowanej ewidencji analitycznej na poniżej wymienionych kontach syntetycznych:
ZFŚS tworzony jest w jednostkach, w których liczba zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty przekracza 20 etatów (np. w przypadku 30 pracowników zatrudnionych w wymiarze ½ etatu ZFŚS nie tworzy się). Głównym źródłem tworzenia ZFŚS są koszty – w przypadku jednostek samorządu terytorialnego jest to konto 405 — „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – jednak nie jest to jedyne źródło pochodzenia środków. Bardzo ważnym źródłem zwiększającym wysokość środków ZFŚS są przychody odsetkowe. Są to zarówno odsetki od środków zdeponowanych w banku jako lokaty, jak również odsetki płacone przez pracowników z tytułu udzielonych pożyczek (jednak ich oprocentowanie jest najczęściej niższe niż w przypadku komercyjnego oprocentowania lokat bankowych).
Sprawne zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnym wymaga odpowiednio sparametryzowanej ewidencji analitycznej na poniżej wymienionych kontach syntetycznych:
1) 851 — „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, minimalny podział analityczny przewiduje następujące pozycje
- Wysokość funduszu na początek okresu sprawozdawczego.
- Zwiększenia z tytułu: odpisu podstawowego, odpisów dodatkowych, wpływu odsetek od środków zdeponowanych w bankach, wpływu odsetek od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek.
- Zmniejszenia z tytułu: wydatków związanych z imprezami okolicznościowymi, zapomogami losowymi, i in.
2) 234 — „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w podziale na tytuły należności np. rodzaje udzielanych pożyczek i zapomóg zwrotnych. Dodatkowo drugim szczeblem analitycznym powinien być podział na poszczególnych pracowników spłacających pożyczki (w przypadku odpowiedniego modułu w systemie kadrowo płacowym można pominąć ewidencję analityczną na ww. koncie).
W następnym artykule cyklu zostanie zaprezentowana ewidencja ZFŚS.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
zobacz również:
- Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w JST, cześć 1
- Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w JST, część 2
- Zestawienie zmian w funduszu jednostki – potencjał informacyjny
