Ustawodawca w treści art. 168 K.p. wskazuje, że urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Powyższa regulacja prawna nie dotyczy jednak urlopu na żądanie. Wyjaśnienie wymaga, że cytowany powyżej przepis nie wymaga, aby pracownik musiał wykorzystać całość zaległego urlopu w terminie do dnia 31 marca następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Zgodnie z aktualnym stanowiskiem doktryny oraz orzecznictwem należy wskazać, że dla zachowania tego terminu wystarczającym jest, jeżeli pracownik rozpocznie wykorzystanie zaległego urlopu w ustawowo wskazanym terminie. Kwestię ustalenia terminu wykorzystania urlopu zaległego ustawodawca pozostawił w gestii pracodawcy, przy czym może on w miarę możliwości brać pod uwagę ewentualne wnioski pracownika, jednakże nie jest nimi związany. Oznacza to, że pracodawca może skierować pracownika na urlop bez konieczności uzyskania jego zgody i wcześniejszego planowania terminu. Takie też stanowisko wyraził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 24.01. 2006 r. (I PK 124/05), w którym wskazał: „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet, gdy ten nie wyraża na to zgody (…) z art. 168 k.p. nie można wyprowadzić warunku, że zastosowanie art. 168 k.p. zależne jest od zgody pracownika.” Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu wypoczynkowego do końca marca następnego roku kalendarzowego, pracownik nie może wykorzystać zaległy urlop bez jego wyraźnej zgody. Takie stanowił zajął również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 05.12.2000 r. (I PKN 121/2000), w którym wskazał, że: „Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.”
