Co do zasady ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych są obowiązani do stosowania kas rejestrujących wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży. Jednak podatnicy u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji oraz wynagradzani za usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia czy pośrednictwa ewidencjonują całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących wprowadziło nowe zasady ewidencjonowania obrotu dokonywanego przez agentów, w tym agentów turystycznych.
Na podstawie tego aktu biuro turystyczne, mające obowiązek prowadzenia ewidencji fiskalnej, które zleca wykonywanie sprzedaży agentowi , przekazuje kasę powierzoną lub zobowiązuje go do prowadzenia ewidencji na swoją rzecz lub w swoim imieniu przy zastosowaniu kasy własnej agenta. Co więcej przekazanie kasy powierzonej albo zobowiązanie do prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy własnej agenta powinno być potwierdzone umową w formie pisemnej.
Trudno sobie wyobrazić, żeby agenci prowadzący sprzedaż na rzecz kilku lub kilkunastu biur podróży prowadzili ewidencję za pomocą powierzonych kas przez takie biura, przy pomocy kilku/kilkunastu kas, dlatego przed 1 października 2013 r. w wielu przypadkach biura podróży rozesłały do agentów aneksy do umów zobowiązujące ich do ewidencjonowania obrotu przy pomocy kas posiadanych przez agentów.
Na mocy nowego rozporządzenia podatnicy są obowiązani do umieszczania na paragonie nazwy towaru lub usługi która pozwala na ich jednoznaczną identyfikację.
Kwestia „jednoznacznej identyfikacji” towarów i usług na paragonie wzbudziła takie wątpliwości podatników, że Minister Finansów wyjaśniał tę kwestię w interpretacji ogólnej (wydanej 12 września 2013 r.).
Obowiązek stosowania kas przez agentów wiąże się z szeregiem wątpliwości zarówno agentów jak i biur podróży. Dla przykładu – jeżeli turysta dokonuje wpłat częściowo na rzecz agenta a częściowo na rzecz biura podróży – za tą samą usługę turystyczną – co uzależnione jest m.in. od daty dokonywania rezerwacji, agent powinien udokumentować cały obrót (całą cenę sprzedawanej wycieczki) przy pomocy posiadanej kasy. W konsekwencji biuro w ogóle nie ewidencjonuje sprzedaży tej usługi za pomocą posiadanej kasy.
Taki obowiązek ma agent niezależnie od tego, że biuro dokonuje również bezpośrednio sprzedaży na rzecz turystów (co ewidencjonuje za pomocą posiadanych kas fiskalnych). Jeżeli biuro podróży zawiera umowy z agentami i zobowiązuje ich do ewidencjonowania obrotu z tytułu sprzedanych na rzecz biura usług turystycznych przy pomocy posiadanych przez agentów kas, to agent dokonuje ewidencji całości obrotu z tytułu sprzedanych usług, niezależnie o tego że cześć wpłat od turysty dokonywana jest bezpośrednio na konto biura podróży. Biuro podroży rejestruje wyłącznie sprzedaż własną dokonywaną bez pośrednictwa agentów (interpretacja MF z 31.12.2013 r. nr IPPP2/443-1084/13-2/DG).
Ewidencja sprzedaży dokonywanej na rzecz biur podróży przez agenta rodzi również problemy w zakresie technicznym – przyporządkowania dokonywanej sprzedaży na rzecz innych podmiotów przez agenta do odpowiedniego kodu ewidencji.
Co do zasady rozporządzenie w sprawie kas fiskalnych wskazuje, że do litery A jest przyporządkowana stawka podatkowa, a pozostałe litery przypisywane są przez podatnika swobodnie, przy czym wartość 0% (tzw. zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej marżą zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy o VAT powinno zostać przyporządkowane odpowiedniej (wybranej) literze, co serwisant odnotowuje w książce kasy. Sprzedaż wycieczek organizowanych przez biura podróży przez agenta, która podlega opodatkowaniu na zasadach wskazanych w art. 119 ustawy o VAT (opodatkowanie marży przy świadczeniu usług turystyki) podlega ewidencjonowaniu za pomocą kasy fiskalnej posiadanej przez agenta z zastosowaniem ”zera technicznego” (interpretacja z 12 lutego 2014 r. ITPP1/443-1166/13/AJ).
