Aby móc do kosztów działalności zaliczać koszty eksploatacji samochodu należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z art. 23 ust1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie, z którym do kosztów uzyskania przychodów zaliczać można tylko tę cześć wydatków, która nie przekracza kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust 5 updof).

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać, co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Nie wolno dokonywać odpisów amortyzacyjnych, ponieważ samochód nie został i wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy. (i nie powinien zostać wprowadzony)