Wobec powyższego przysługujące pracownikowi prawo do niewykorzystanego urlopu wygasa dopiero z upływem trzyletniego okresu przedawnienia. Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11.04.2001 r. (I PKN 367/2000), w którm wskazuje: „Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 kp).” Jeżeli pracownik w roku kalendarzowym 2011 roku (oprócz bieżącego urlopu wypoczynkowego) ma zaległy urlop za rok 2009 i 2010, wówczas składając wniosek o urlop powinien najpierw żądać udzielenia urlopu najbardziej zaległego czyli za roku 2009, następnie za rok 2010 i kolejno wykorzystać urlop bieżący. W taki sposób, wykorzystując najpierw najdłużej zaległy urlop pracownik zapobiegnie jego przedawnieniu.
W podanym powyżej przykładzie pracodawca ma prawo udzielić w danym roku kalendarzowym nawet kilku urlopów zaległych, obok bieżącego. Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop jedynie w przypadkach taksatywnie wskazanych w ustawie. Kodeks pracy w art. 171 § 1 przewiduje, że pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Przy czym bez znaczenia pozostaje w jakim trybie oraz z jakiej przyczyny doszło do wygaśnięcia stosunku pracy. Jedyny wyjątek dotyczy przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracy z tym samym pracodawcą. Poza wskazanymi sytuacjami brak jest możliwości zamiany urlopu na ekwiwalent pieniężny. Z punktu widzenia pracodawcy istotnym jest, aby danemu pracownikowi został udzielony zaległy urlop w pierwszym kwartale następnego roku kalendarzowego, w którym nabył on do niego prawo. Albowiem pracodawca w przypadku nieudzielania pracownikowi urlopu w ustawowym terminie, ponosi odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Oznacza to, że taki pracodawca na podstawie art. 282 § 1 pkt. 2 K.p. podlega karze grzywny od 1.000,00 zł do 30.000,00 zł. Na pracodawcy spoczywa obowiązek udzielenia pracownikom informacji o zaległym urlopie. Przepisy prawa pracy nie zawierają szczegółowych uregulowań w tym zakresie. W praktyce informowanie pracowników o ilości niewykorzystanego urlopu odbywa się w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wywieszenie odpowiedniej informacji na tablicy ogłoszeń lub przesyłanie pracownikom wiadomości drogą poczty elektronicznej, etc. W związku z wnioskiem złożonym przez Państwową Inspekcję Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej w chwili obecnej trwają prace legislacyjne nad zmianą obowiązujących przepisów prawnych. Postulowane przez PIP zmiany dotyczą m.in. wydłużenia terminu wykorzystania zaległego urlopu do sierpnia następnego roku kalendarzowego, zamiast do końca marca. Przyjęcie proponowanych zmian umożliwiłoby pracownikom wykorzystanie zaległego urlopu w bardziej atrakcyjnym okresie, jaki z pewnością stanowią miesiące wakacyjne.
