Zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 30 kwietnia 2011 r. w sprawie wnoszenia opłat elektronicznych i ich rozliczania oraz przekazywania opłat elektronicznych i kar pieniężnych na rachunek Krajowego Funduszu Drogowego (Dz. U. nr 91, poz. 524) użytkownik drogi może wybrać jedną z dwóch form wnoszenia opłaty elektronicznej, tj.:
- przedpłatę lub
- płatność okresową z zabezpieczeniem.
Wniesienie opłaty elektronicznej w formie przedpłaty powinno nastąpić przed rozpoczęciem korzystania z sieci dróg krajowych objętych opłatą elektroniczną. Przedpłaty należy dokonać w wartości nie mniejszej niż pozwalająca na odbycie planowanego przejazdu w całości. W praktyce oznacza to iż trzeba odpowiednio wcześniej zaplanować trasę i uwzględnić drogi objęte opłatą. Kolejnym krokiem jest rozliczenie opłaty. Powinno to nastąpić nie rzadziej niż raz w tygodniu. Użytkownik, który zdecyduje się na taki system rozliczeń, będzie on posiadał w systemie konto przedpłacone (pre-pay). W przypadku takiego konta opłaty naliczane za przejazd pojazdów przypisanych do konta użytkownika obniżają poziom środków pieniężnych na koncie użytkownika.
- Wn Pozostałe rozrachunki – rozliczenie opłaty za przejazd na drogach krajowych
- Ma Rachunek bankowy
Po otrzymaniu dokumentu o wysokości naliczonej opłaty elektronicznej jednostka dokona rozliczenia wniesionej przedpłaty, powinna przeksięgować naliczoną opłatę w ciężar kosztów działalności operacyjnej:
- Wn Podatki i opłaty
- Ma Pozostałe rozrachunki – rozliczenie opłaty za przejazd na drogach krajowych
Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję wg układu funkcjonalnego to następnie przeksięgowuje:
- Wn Koszty działalności transportowej
- Ma Rozliczenie kosztów
Jeśli w wyniku rozliczenia płatności powstała nadpłata to powiększa ona saldo (konto) użytkownika w systemie, Możliwe jest tez uzyskania jej zwrotu jeśli wystąpi się na piśmie o zwrot tych środków. Zwrot nadwyżki jednostka zaewidencjonuje zapisem:
Wn Rachunek bankowy
- Ma Pozostałe rozrachunki – rozliczenie opłaty za przejazd na drogach krajowych
Zwrot nienależnie pobranej opłaty elektronicznej dokonywany jest także w sytuacji rozwiązania umowy z pobierającym opłatę czyli GDDKiA
Drugi sposób rozliczeń zostanie opisany w kolejnej części opracowania.
