Celem artykułu jest przybliżenie zagadnień związanych z obecnie obowiązującym rozporządzeniem regulującym zasady ustalania wysokości diety zagranicznej w przypadku podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Określenie czasu pobytu podróży zagranicznej
Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 nr 236 poz. 1991 ze zm.) pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Ważne w tym aspekcie jest określenie ram czasowych podróży zagranicznej. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju zróżnicowany jest w zależności od środka komunikacji. W przypadku podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. W przypadku komunikacji lotniczej od chwili startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Natomiast w przypadku komunikacji morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 nr 236 poz. 1991 ze zm.) pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Ważne w tym aspekcie jest określenie ram czasowych podróży zagranicznej. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju zróżnicowany jest w zależności od środka komunikacji. W przypadku podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. W przypadku komunikacji lotniczej od chwili startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Natomiast w przypadku komunikacji morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Cel diety zagranicznej i sposoby jej naliczania
Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku 1 do rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą dobę podróży oraz w przypadku niepełnej doby, gdy pobyt za granicą wyniósł powyżej 12 godzin. W niepełnej wysokości dieta przysługuje gdy pobyt za granicą był do 8 godzin, wtedy wynosi ona 1/3 diety oraz od 8 do 12 godzin, wtedy wynosi ona 1/2 diety. Ponadto pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje mu odpowiednio na: śniadanie – 15% diety, na obiad – 30% diety, na kolację – 30% diety oraz na inne wydatki – 25% diety. Należy pamiętać, iż pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Natomiast jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. W przypadkach szczególnych takich jak pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety za każdy dzień pobytu.
Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku 1 do rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą dobę podróży oraz w przypadku niepełnej doby, gdy pobyt za granicą wyniósł powyżej 12 godzin. W niepełnej wysokości dieta przysługuje gdy pobyt za granicą był do 8 godzin, wtedy wynosi ona 1/3 diety oraz od 8 do 12 godzin, wtedy wynosi ona 1/2 diety. Ponadto pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje mu odpowiednio na: śniadanie – 15% diety, na obiad – 30% diety, na kolację – 30% diety oraz na inne wydatki – 25% diety. Należy pamiętać, iż pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Natomiast jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. W przypadkach szczególnych takich jak pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety za każdy dzień pobytu.
Pozostałe koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika
Oprócz diety pracownikowi przysługuje zwrot pozostałych kosztów związanych z zagraniczną podróżą służbową. Za przejazd w podróży pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi lub w przypadku podróży samochodem zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34 a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.). Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna nie finansuje noclegu to w tym przypadku przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia. W przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg. Pracownikowi przysługuje ponadto ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Należy pamiętać, iż w razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz zakupu koniecznych leków.
Oprócz diety pracownikowi przysługuje zwrot pozostałych kosztów związanych z zagraniczną podróżą służbową. Za przejazd w podróży pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi lub w przypadku podróży samochodem zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34 a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.). Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna nie finansuje noclegu to w tym przypadku przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia. W przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg. Pracownikowi przysługuje ponadto ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Należy pamiętać, iż w razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz zakupu koniecznych leków.
Rozliczenie diety zagranicznej
Pracownik co do zasady otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, chyba że wyrazi zgodę na wypłacenie zaliczki walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Pracownik co do zasady otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, chyba że wyrazi zgodę na wypłacenie zaliczki walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Tab.1 Przykładowe wysokości diety za dobę podróży oraz limity na nocleg
| Państwo |
Waluta | Kwota diety | Kwota limitu na nocleg |
| Austria | EUR | 45 | 100 |
| Belgia | EUR | 45 | 160 |
| Chiny | USD | 46 | 110 |
| Czechy | EUR | 33 | 80 |
| Dania | DKK | 324 | 800 |
| Estonia | EUR | 39 | 90 |
| Finlandia | EUR | 42 | 135 |
| Francja | EUR | 45 | 120 |
| Grecja | EUR | 45 | 104 |
| Hiszpania | EUR | 48 | 120 |
| Irlandia | EUR | 45 | 146 |
| Litwa | EUR | 33 | 80 |
| Niemcy | EUR | 42 | 103 |
| Rosja | USD | 50 | 130 |
| Słowacja | EUR | 33 | 70 |
| Słowenia | EUR | 36 | 80 |
| Stany Zjednoczone Ameryki (USA) – w tym Nowy Jork i Waszyngton |
USD | 46 | 160
200 |
| Szwajcaria | CHF | 78 | 160 |
| Szwecja | SEK | 351 | 1200 |
| Węgry | EUR | 33 | 70 |
| Wielka Brytania | GBP | 32 | 140 |
| Włochy | EUR | 42 | 105 |
Źródło: Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2005 r., Nr 186, poz. 1555).
Podsumowanie
Wydatki związane z delegacją pracownika za granicę stanowią istotny element kosztów w funkcjonowaniu współczesnej jednostki gospodarczej. Odpowiednie naliczenie diety oraz pozostałych kosztów podróży, a także prawidłowe jego rozliczenie wymaga śledzenia obowiązujących przepisów w tym zakresie.
Bibliografia
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 nr 236 poz. 1991 ze zm.)
