Zgodnie z art. 22 ust. 5 updof u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są generalnie potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Natomiast w świetle art. 22 ust. 5c koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Zgodnie z tymi regulacjami za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Data przeprowadzenia operacji wyznacza dzień, na który powinien być koszt ujęty w księgach rachunkowych. Data księgowania może być oczywiście późniejsza. Zgodnie z art. 14 ustawy  z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) można prowadzić dzienniki częściowe. Proszę także pamiętać o możliwości numerowania zapisów w ujęciu miesięcznym – takie podejście pozwoli ujmować jeszcze operacje do poprzedniego miesiąca bez blokowania księgowań dokumentów dotyczących bieżącego miesiąca. Oczywiście kierując się zasadą bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych  (art. 25 ust. 5 pkt 1 uor)  ujęcie zdarzeń powinno być dokonane w terminie umożliwiającym terminowe sprzędzenie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych i rozliczeń finansowych.

Z kolei podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów muszą pamiętać, iż dla nich dzień poniesienia kosztu (z pewnymi wyjątkami), to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Mają oni zdecydowanie mniej swobody w określeniu momentu poniesienia kosztu niż podatnicy prowadzący księgi rachunkowe.