Zgodnie z Rozporządzenie Ministra Finansów na „kontach zespołu 5 zaleca się prowadzić wówczas, gdy:
1) charakter, rozmiary działalności lub organizacja jednostki wymagają ustalania struktury kosztów poszczególnych typów lub odmian jej działalności, w tym także według miejsc ich powstawania;
2) w jednostce są wytwarzane produkty, których koszt podlega kalkulacji.” Oznacza, że zespół 5 stosowany jest najczęściej w przypadku podmiotów prowadzących rozbudowane systemy produkcyjne lub usługowe, które w przypadku jednostek samorządu terytorialnego prawie nie występują.
Koszty ewidencjonowane w układzie funkcjonalnym są wręcz lustrzanym odbiciem kosztów gromadzonych w układzie rodzajowym (ujętych uprzednio na kontach: 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409, w korespondencji ze stroną Ma konta 490) wyjątek stanowią koszty rozliczane w czasie, które z zespołu 4 przeksięgowywane są na konto „640 — Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Podstawowym celem powołania zespołu 5 jest wspomaganie procesu kalkulacji kosztów produktów lub usług. Jest również pomocny w rozliczaniu kosztów budowy np. budynków mieszkalnych (za wyjątkiem budynków rozliczanych i ewidencjonowanych na koncie „080 – Środki trwałe w budowie”).
Nie każda jednostka prowadząca działalność produkcyjną ma obowiązek prowadzić konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”. W przypadku jednorodnych i prostych systemów produkcyjnych przy odpowiednio zorganizowanej inwentaryzacji produkcji w toku oraz stanu produktów można pominąć ewidencję układu funkcjonalnego. Argumentem za poparciem tej tezy jest też fakt wyłącznego prezentowania wyników działalności wyłącznie w wariancie porównawczym.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
