Instrukcja inwentaryzacyjna – przykład, który należy dostosować do jednostki, Rozdział II część 3

§9.

1.  Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald obejmuje aktywa i pasywa określone w §4 Instrukcji i polega  na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia prawidłowości sald wykazanych w księgach rachunkowych jednostki oraz ustaleniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.
2. Inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald dokonuje nazwa komórki.

 

§10.

1. Ustalenia i uzgodnienia stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych i kredytów bankowych przeprowadza się na podstawie otrzymanych wyciągów bankowych.
2.  Zmiana stanu środków na rachunku bankowym jednostki jest każdorazowo potwierdzana przez bank wyciągiem bankowym. W wypadku stwierdzenia błędów w operacjach na rachunku bankowym, należy niezwłocznie powiadomić bank, w którym jednostka posiada swój rachunek. Błędy stwierdzone w dokumentach bankowych oraz ich sprostowanie rejestruje się do czasu sprostowania błędu na koncie „Pozostałe rozrachunki”.
3. Wyksięgowanie stwierdzonej różnicy z tytułu błędnego zapisu na rachunku bankowym następuje po wyjaśnieniu jej z bankiem.
4. Potwierdzenie stanu środków zgromadzonych na rachunkach bankowych jest ustawowo wymagane na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

 

§11.

1. Inwentaryzacja należności wynikających z rozrachunków z kontrahentami polega na wzajemnym uzgodnieniu i potwierdzeniu ich stanu księgowego. W tym celu jednostka wysyła do kontrahenta na piśmie potwierdzenie stanu należności wynikającego z jej ksiąg. Kontrahent natomiast potwierdza na piśmie ten stan lub zgłasza do niego zastrzeżenia (na piśmie).
2.  Ewentualne rozbieżności powinny być wyjaśnione w drodze konfrontacji zapisów księgowych na koncie kontrahenta z zapisami dokonanymi przez kontrahenta w jego księgach rachunkowych.
3. Nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego potwierdzenia salda, tzn. nie wystarczy wysłanie potwierdzenia do kontrahenta. Konieczne jest jeszcze otrzymanie od niego potwierdzenia.
4.  Uzgodnienie sald rozrachunków może odbywać się w różnych formach:
1) pisemnej – na drukach ogólnie dostępnych (wezwanie do uzgodnienia sald) – w praktyce stosowane są gotowe druki samokopiujące w trzech egzemplarzach, przy czym dwa egzemplarze (A i B) wysyłane są do kontrahenta, a ostatni (C) zostaje w jednostce w aktach księgowości. Jeden egzemplarz powinien wrócić do jednostki z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem niezgodności;
2) poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym.
5. Na wezwaniu do uzgodnienia sald powinna być zamieszczona klauzula o następującym brzmieniu:
„ Potwierdzenie (bądź nie) salda należności winno być podpisane przez osobę(osoby) upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Firmy”
1. Na potwierdzeniu sald winna być pieczątka firmy oraz podpisy i imienne pieczątki osób upoważnionych do reprezentowania firmy, także głównego księgowego.
2. Zgodnie z zasadą istotności odstępuje się od inwentaryzacji należności w drodze potwierdzenia sald dla salda od jednego kontrahenta poniżej 15 zł. Inwentaryzację tych sald dokonuje się drogą weryfikacji.
3. Jeżeli pisemne potwierdzenie salda nie jest możliwe (adresat nieznany, odmowa przyjęcia wezwania do uzgodnienia sald itp.) to należy sporządzić notatkę zaopiniowaną przez radcę prawnego oraz Głównego Księgowego i inwentaryzacji dokonać drogą weryfikacji sald.

 

§11.

Potwierdzenie salda przez osoby upoważnione można traktować jako spełnienie wymogu uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia – art.123 Kodeksu cywilnego.

 

§12.

Stosując formy określone w § 11 ust. 4, w informacji przesyłanej do kontrahenta należy uwzględnić:

 

1) numer konta analitycznego,
2) kwotę salda tego konta,
3) wskazanie strony „Wn” lub „Ma”,
4) wyszczególnienie pozycji składających się na saldo z podaniem dowodów źródłowych (nr dowodu – faktury lub rachunku, datę, kwotę),
5) numer konta bankowego.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *