Źródłem obowiązków płatnika mogą być wyłącznie przepisy prawa podatkowego. Artykuł 3 pkt 2 Ordynacji, definiując pojęcie przepisów prawa podatkowego, zalicza do tej kategorii nie tylko przepisy ustaw podatkowych, lecz również przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych. Konstytucyjna zasada dotycząca nakładania obowiązków na obywateli w drodze ustawy wyklucza jednakże możliwość nadawania statusu płatnika w drodze aktów podustawowych. Jedynie przepisy ustaw podatkowych mogą nakładać obowiązki płatnicze. Zasada ta nie oznacza zakazu uregulowania w aktach wykonawczych szczegółowych kwestii technicznych związanych z wykonywaniem obowiązków płatnika.

Zwolnienie płatnika z obowiązku obliczenia i pobrania podatku może mieć miejsce wyłącznie w wypadkach przewidzianych w ustawie. Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość zwolnienia płatnika z obowiązku pobrania podatku od podatnika. Zwolnienie to może nastąpić albo w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych albo w drodze decyzji organu podatkowego. Zgodnie z art. 22 § 1 Ordynacji Minister właściwy do spraw finansów publicznych może, w drodze rozporządzenia, zwolnić niektóre grupy płatników z obowiązku pobierania podatków lub zaliczek na podatki w przypadkach uzasadnionych interesem publicznym lub ważnym interesem podatników. Natomiast, zgodnie z art. 22 § 2 Ordynacji, organ podatkowy, na wniosek podatnika, może zwolnić płatnika z obowiązku pobrania podatku, jeżeli pobranie podatku zagraża ważnym interesom podatnika, a w szczególności jego egzystencji, lub jeżeli podatnik uprawdopodobni, że pobrany podatek byłby niewspółmiernie wysoki w stosunku do podatku należnego za rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy.

Zgodnie z art. 47 § 4 Ordynacji podatkowej terminem płatności dla płatników jest ostatni dzień, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, powinna nastąpić wpłata należności z tytułu podatku. Wpłata należności z tytułu podatku może nastąpić zarówno w formie gotówkowej, jak i bezgotówkowej. Ordynacja podatkowa wprowadza pewne zastrzeżenie w tym zakresie. Jeśli wpłata podatku dokonywana jest przez płatnika prowadzącego działalność gospodarczą oraz zobowiązanego do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to zgodnie z art. 61 Ordynacji, następuje ona w formie polecenia przelewu.

Niewpłacone przez płatnika w terminie płatności należności podatkowe przypadające od podatnika, zaliczki na podatek lub raty podatku stanowią należności traktowane jak zaległości podatkowe, od których naliczane są odsetki za zwłokę. Za niewpłacony w terminie podatek płatnik, zgodnie z art. 30 Ordynacji podatkowej, ponosi odpowiedzialność całym swoim majątkiem, chyba że podatek nie został pobrany z winy podatnika. Niewykonanie bądź nieprawidłowe wykonanie ciążących na płatniku obowiązków skutkuje również odpowiedzialnością karną skarbową tego podmiotu. Płatnik odpowiada na gruncie kodeksu karnego skarbowego za:

– niewpłacenie pobranego podatku (art. 77 KKS),
– niepobranie podatku bądź pobranie go w kwocie niższej niż należna (art. 78 KKS),
– nieujawnienie we właściwym terminie osoby, do której obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz ich terminowe wpłacenie organowi podatkowemu (art. 79 KKS),
– niezłożenie w terminie deklaracji (art. 79 § 2 KKS),
– niedokonanie w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych, dokonanie zgłoszenia więcej niż raz, niepodanie numeru identyfikacji podatkowej lub podanie numeru nieprawdziwego (art. 81 KKS).

Wypełnianie obowiązków przez płatnika jest przedmiotem czynności sprawdzających,  kontroli podatkowej oraz kontroli skarbowej, dokonywanych przez organy podatkowe lub skarbowe.

Do obowiązków płatników należy również obowiązek prowadzenia wymaganej dokumentacji podatkowej, obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z poborem podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika oraz w przypadku płatników, którzy są osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej, obowiązek wyznaczania osób, do których obowiązków będzie należeć obliczenie, pobranie i wpłacenie podatku, a także obowiązek zgłoszenia organowi podatkowemu imion, nazwisk i adresów tychże osób.