W dniu 5 kwietnia 2019 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów został opublikowany komunikat dotyczący zasad wystawiania faktur, w tym faktur elektronicznych. W niniejszym dokumencie odniesiono się między innymi do kwestii przechowywania faktur. Z komunikatu wynika jednoznacznie, iż faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie, niezależnie od formy w jakiej zostały otrzymane do sprzedawcy.

Przypomnijmy, iż podatnicy zobligowani są do przechowania faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Rzeczony obowiązek wynika z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT). Co istotne przywołana regulacja koresponduje z przepisem art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, w myśl którego podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Z ustawy o VAT wynikają trzy zasady, które powinien spełniać przyjęty przez podatnika sposób przechowywania faktur. Mianowicie należy zagwarantować:
a) autentyczność pochodzenia faktury, rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
b) integralność treści, oznaczającą to, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać,
c)czytelność faktury.

Zauważmy, iż przepisy podatkowe nie określają formy w jakiej przechowywanie faktur powinno się odbywać. W konsekwencji należy przyjąć, że ustawodawca pozostawia podatnikowi swobodę w niniejszym zakresie.

Zatem w przypadku otrzymywania faktur w formie papierowej nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik przechowywał je w formie elektronicznej. Oczywiście przy założeniu, że przyjęty sposób przechowywania faktur zapewni autentyczność i integralność treści faktury. Ponadto dokumenty przechowywanie w formie elektronicznej muszą odpowiadać oryginałom wystawianym w formie papierowej. Należy również pamiętać o zagwarantowaniu czytelności faktur, którą może zapewnić w szczególności wysoka jakość skanu.

Podsumowując, Ministerstwo Finansów w komunikacie z dnia 5 kwietnia 2019 r. wskazuje na znaczną swobodę podatnika odnośnie formy w jakiej należy przechowywać faktury. Należy jednakże mieć na uwadze, że niezależnie od przyjętej formy przechowywania faktur, muszą zostać spełnione opisane powyżej wymogi zawarte w ustawie o VAT.

Autor: Małgorzata Breda, Doradca podatkowy, Kancelaria Podatkowa ADN, www.adn.pl