Biała lista i podzielona płatność – nowe obowiązki przedsiębiorców

Od 1 września podatnicy mają dostęp do elektronicznego wykazu czynnych podatników VAT, tzw. białej listy. Nowe rozwiązanie co do zasady ma ułatwić weryfikację kontrahentów i tym samy zwiększyć pewność obrotu gospodarczego. Jednakże w ocenie większości podatników „biała lista” bardziej służy fiskusowi niż przedsiębiorcom. Pojawiają się obawy, że podatnicy mimo rzetelnego płacenia podatków w nowej rzeczywistości są mnie bezpieczni. Pomimo obciążenia ich dodatkowymi uciążliwymi obowiązkami, wrasta ryzyko zakwestionowania ich rozliczeń podatkowych.

1. Co to jest biała lista podatników i od kiedy obowiązuje?

Zacznijmy zatem od początku. Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa nowelizująca), Szef Krajowej Administracji Skarbowej od 1 września 2019 r. został zobligowany do prowadzenia w postaci elektronicznej wykazu podmiotów w odniesieniu, do których naczelnik urzędu skarbowego (tzw. Biała lista):
• nie dokonał rejestracji,
• które wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
• które zarejestrował jako podatników VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. W porównaniu z poprzednimi wyszukiwarkami, zmodyfikowany rejestr podatków pozwala nie tylko sprawdzenie czy podmiot obecnie znajduje się w wykazie, ale udostępnia również dane historyczne. Na skutek zmian możliwe jest zweryfikowanie statusu podatkowego kontrahenta na dowolnie wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym dany podmiot jest sprawdzany. Najistotniejszą zmianą jest natomiast to, iż wykaz zawiera numery rachunków bankowych, na które nabywca zobowiązany jest dokonywać wszelkich płatności na rzecz takiego podmiotu, o ile spełnione są określone przesłanki (o czym w dalszej części artykułu).

Należy dodać również, że wykaz jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę, a dostęp do wykazu jest możliwy także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Niestety już po pierwszych próbach skorzystania z wykazu, okazuje się, że nie zawiera on wszystkich informacji, zdarzają się również błędy. Ministerstwo Finansów nieprawidłowości tłumaczy tym, że zdawano sobie sprawę, że w pierwszych dniach funkcjonowania rejestru mogą pojawić się problemy. Resort podkreśla, że IV kwartał 2019 r. traktowany jest testowo.

2. Co zawiera biała lista podatników?

Biała lista zawiera:
• nazwę (firma lub imię i nazwisko),
• numer identyfikacji podatkowej,
• nr REGON,
• PESEL lub nr KRS jeśli posiada,
• adres siedziby (dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną), adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności,
• w odniesieniu do osoby fizycznej, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL, imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL, imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT, podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

3. Jak szukać kontrahenta na białej liście?

• numeru NIP,
• nazwy podmiotu (min. 5 znaków z wyłączeniem znaków specjalnych),
• numeru REGON,
• numeru konta,
oraz wpisanie daty dziennej, według której rejestr ma wyszukać dane.

4. Jakich rachunków nie znajdziemy w ogóle na białej liście? Co wtedy robić żeby uniknąć kar?

Biała lista podatników zawiera m. in. numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.

Oznacza to, że na białej liście znajdziemy następujące rodzaje rachunków bankowych:
• rachunki rozliczeniowe, w tym bieżące i pomocnicze, oraz prowadzone dla nich rachunki VAT,
• imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwarte w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą.

Nie znajdziemy zatem na białej liście:
• rachunków osobistych,
• rachunków lokat terminowych;
• rachunków oszczędnościowych, rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych, w tym rachunków rodzinnych, oraz rachunków terminowych lokat oszczędnościowych;
• rachunków powierniczych,
•zagranicznych rachunków polskich podmiotów gospodarczych.

Może się więc zdarzyć, że kontrahent podał na fakturze rachunek inny niż ten, który zawarty jest na Białej Liście. Nabywca aby uniknąć sankcji związanych z zapłatą na innych rachunek niż wskazany w Białej Liście powinien, zgodnie z art. 2 ust. 2 lit. b ustawy nowelizującej, złożyć zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej wraz z podaniem numeru rachunku bankowego, który nie znajduje się na białej liście i na który podatnik dokonał zapłaty, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Przy czym, należy zwrócić uwagę, że urzędem skarbowym, do którego należy skierować zawiadomienie jest urząd skarbowy Kontrahenta a nie Nabywcy.

5. Jakie są konsekwencje płatności na rachunek niezamieszczony na białej liście w CIT i VAT?

(a) Skutki w podatkach dochodowych (PIT i CIT)

Podmioty opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 2 ust. 2 lit. a ustawy nowelizującej oraz podmioty opodatkowane CIT, zgodnie z art. art. 3 ust. 2 lit. a tej ustawy, nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca jednorazowej wartości transakcji stanowiącej równowartość lub przekraczającą 15000 zł brutto:
1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca jednorazowej wartości transakcji przekraczającej 15 000 zł brutto została dokonana z naruszeniem ww. warunków, podatnicy w tej części:
1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody
– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego albo został zlecony przelew.

Innymi słowy, w przypadku transakcji równej lub przekraczającej kwotę 15 000 zł brutto, przedsiębiorca zobowiązany jest do płatności na rachunek zamieszczony na Białej Liście. Zasadniczo płatność gotówką lub na inny rachunek niż ten z Białej Listy, pozbawia przedsiębiorcę możliwości zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych. W sytuacji gdy taki wydatek podatnicy zaliczyli do kosztów uzyskania przychodów, będą musieli dokonać korekty.

(b) Skutki w podatku od towarów i usług – VAT

Zgodnie z treścią art. 1 ust. 16 ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, podatnik, na rzecz którego dokonano dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług, odpowiada solidarnie wraz z podmiotem dokonującym tej dostawy za jego zaległości podatkowe, w części podatku proporcjonalnie przypadającej na dostawę dokonaną na jego rzecz, jeżeli w momencie dokonania tej dostawy podatnik wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że cała kwota podatku przypadająca na dokonaną na jego rzecz dostawę lub jej część nie zostanie wpłacona na rachunek urzędu skarbowego.

W sytuacji zatem gdy kontrahent umieszcza na fakturze inny numer rachunku bankowego niż podany w białej liście podatników VAT może okazać się, że nie dochowa należytej staranności a tym samym będzie odpowiadał solidarnie wraz ze sprzedawcą za niezapłacony VAT z tej transakcji.

Odpowiedzialność solidarna nie będzie jednak miała zastosowania do transakcji nabycia towarów, udokumentowanych fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę równowartości lub przekraczającą 15000 zł brutto lub w przypadku gdy podatnik za nabyte towary, dokonał zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. W takim przypadku uruchamia się obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności, który ma zabezpieczać budżet państwa przed wyłudzeniami podatku VAT. Stąd wyłączenie odpowiedzialności solidarnej.

Ponadto od 1 stycznia 2020 roku zacznie obowiązywać art. 117 ba § 1 ustawy Ordynacji podatkowej zgodnie, z którym „…jeżeli nabywca, który dokona zapłaty na konto bankowe różne od wykazanego przez nabywcę towarów lub usług w białej liście, w przypadku zapłaty należności o wartości przekraczającej 15.000 zł, poniesie ryzyko solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe powstałe w związku z daną transakcją.”

Oczywiście, jeżeli nabywca ureguluje daną należność podatkową, to solidarna odpowiedzialność w takim przypadku nie wystąpi. W przypadku jednak nieuczciwych dostawców/usługodawców, poziom ryzyka solidarnej odpowiedzialności należy określić jako wysoki”.

Powyższe oznacza, że od 1 listopada 2019 roku odpowiedzialność solidarna będzie miała zastosowanie w sytuacji gdy transakcja będzie dotyczyła towarów wymienionych w zał. 15 do ustawy o podatku od towarów i usług i nie będzie przekraczała kwoty 15000 z brutto.

6. Od kiedy na podatnika mogą być nałożone sankcje za niestosowanie białej listy?

Zgodnie z treścią art. 14 ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przepisy dotyczące sankcji w postaci braku prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku PIT i CIT, wydatków zapłaconych na inne rachunki niż wskazane w białej liście podatników, wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

7. Co zrobić jeśli rachunek kontrahenta nie widnieje na białej liście?

W okresie od 1 września do 31 grudnia 2019 r. zapłata na rachunek inny niż wskazany w białej liście podatników nie skutkuje pozbawieniem podatnika możliwości zakwalifikowania tego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Podatnik może zatem dokonać zapłaty na inny rachunek niż wskazany w białej liście podatników bez negatywnych konsekwencji podatkowych.

Od 1 stycznia 2020 r. zacznie obowiązywać sankcja polegająca na pozbawieniu możliwości zakwalifikowania zapłaty do kosztów uzyskania przychodów jeżeli została dokonana na rachunek bankowy inny niż wskazany w białej liście podatników.

Aby uniknąć sankcji związanych z zapłatą na innych rachunek niż wskazany w białej liście podatników, należy zgodnie, tak jak wskazane zostało to wcześniej, złożyć zawiadomienie, wraz z podaniem numeru rachunku bankowego, który nie znajduje się na białej liście i na który podatnik dokonał zapłaty, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Wówczas podatnik zachowa prawo do zakwalifikowania tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

8. Jakie są konsekwencje płatności kartą?

Na chwilę obecną ustawodawca nie stworzył regulacji prawnych odnoszących się do możliwości zapłaty kartą płatniczą. Oznacza to, że podatnik dokonujący zapłaty kartą nie będzie mógł zweryfikować czy dokonywana zapłata za pośrednictwem karty płatniczej jest dokonywana na rachunek bankowy wskazany w białej liście podatników. Ministerstwo Finansów obiecuje rozwiązać ten problem do czasu wejścia w życie sankcji związanej z kosztami uzyskania przychodu w podatku odchodowym tj. do końca 2019 r.

Również w przypadku konieczności dokonania zapłaty metodą podzielonej płatności w stosunku do niektórych transakcji od 1 listopada 2019 r., ustawodawca nie stworzył regulacji w zakresie płatności kartą płatniczą. Wydaje się zatem, że taki rodzaj zapłaty nie będzie spełniał obowiązkowego wymogu zapłaty podzieloną płatnością.

9. Co  to jest system podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności to rozwiązanie polegające na tym, że płatność za nabyty towar lub usługę jest dokonywana w taki sposób, że zapłata odpowiadająca wartości sprzedaży netto jest płacona przez nabywcę na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub jest rozliczana w inny sposób, natomiast pozostała zapłata odpowiadająca kwocie podatku od towarów i usług jest płacona na specjalny rachunek bankowych dostawcy – rachunek VAT.

Mechanizm podzielonej płatności uważany jest za jedno z rozwiązań mających na celu przeciwdziałanie nadużyciom i oszustwom podatkowym, eliminując ryzyko znikania podatników wraz z zapłaconym im przez kontrahentów, a nieodprowadzonym podatkiem VAT. Mechanizm ten z założenia utrudnia lub wręcz uniemożliwia powstawanie nadużyć już na etapie samej transakcji. Jednocześnie zapewnia lepszą transparentność rozliczeń VAT-owskich i utrudnia wyprowadzanie pieniędzy za granicę.

Źródło: uzasadnienie ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

10. Jakich transakcji dotyczy podzielona płatność i od kiedy będzie obowiązywała?

Rozszerzony mechanizm podzielonej płatności zacznie obowiązywać od 1 listopada 2019 r. i zastąpi odwrotne obciążenie obejmujące towary i usługi obecnie znajdujące się w załączniku 11 i 14 do ustawy o podatku od towarów i usług. Ponadto mechanizm podzielonej płatności obejmie towary z załącznika 13, które na chwilę obecną są objęte odpowiedzialnością solidarną.

Od 1 listopada 2019 r. powstanie zatem nowy załącznik nr 15 do ustawy VAT, który zastąpi obecnie istniejące załączniki nr 11,13 i 14.

11. Czy każdy musi mieć rachunek rozliczeniowy?

Podatnicy, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczą usługi, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, oraz podatnicy nabywający te towary lub usługi są zobowiązani posiadać rachunek rozliczeniowy, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, prowadzony w walucie polskiej.

Powyższe oznacza, że rachunek rozliczeniowy musi posiadać zarówno sprzedawca jak i nabywca dokonujący sprzedaży lub zakupu towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług gdy wartość jednorazowa transakcji jest równa lub przekracza 15 000 zł brutto.

Nadal zatem nie będą zobowiązani posiadać ww. rachunków podmioty, które nie dokonują sprzedaży lub zakupu towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług i których jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15 000 z brutto. Przykładem takiego podmiotu może być osoba fizyczna prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na własne imię i nazwisko i wykorzystująca rachunek osobisty do prowadzenia działalności gospodarczej.

12. Kompensata a mechanizm podzielonej płatności

Zgodnie z treścią art. 1 ust. 20 lit. a ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, w przypadku dokonania potrącenia, o którym mowa w art. 498 Kodeksu cywilnego, nie znajdzie zastosowania obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Przepisy nie będą więc zmuszały do dokonywania płatności przelewami, za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jeżeli cała należność z faktury, obejmującej te towary lub usługi, zostanie uregulowana w drodze kompensaty. Należy jednakże pamiętać, że gdyby po dokonaniu wzajemnego potrącenia pozostała jeszcze kwota do zapłaty, różnicę tę należy uregulować w mechanizmie podzielonej płatności, jeżeli faktura zawierała pozycje z towarami lub usługami, wymienionymi w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

13. W jaki sposób zabezpieczyć się przed ryzykiem podatkowym związanym ze stosowaniem białej listy i podzielonej płatności?

Nowe przepisy, zarówno te odnoszące się do Białej Listy, jak i podzielonej płatności rodzą szereg konsekwencji finansowych, szczególnie dla tych podmiotów, które są Nabywcami. W ramach uszczelniania systemu podatkowego, zarówno jeśli chodzi o podatki dochodowe, jak i VAT, ustawodawca obliguje przedsiębiorców do weryfikacji Kontrahentów. Brak pozytywnej weryfikacji Kontrahenta ma konsekwencje zarówno w podatkach dochodowych, jak i VAT. Dlatego zasadne wydaje się stworzenie w każdym przedsiębiorstwie procedury obsługi podzielonej płatności i białej listy, która zawierałaby czytelne schematy postępowania oraz gotowe formularze weryfikacji i korespondencji z US i kontrahentami. Jest to narzędzie zabezpieczające przedsiębiorcę przed sankcjami VAT i CIT oraz członków zarządu przed odpowiedzialnością karną skarbową (KKS).

Autor: Marcin Borkowski, Kancelaria Podatkowa ADN, www.adn.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *