Terminy przechowywania dokumentacji księgowej wskazane w ustawie o rachunkowości należy stosować przy uwzględnieniu przepisów Ordynacji podatkowej i innych aktów prawnych. Terminy te przedstawiają się następująco:
| Rodzaj dokumentu: | Minimalny okres przechowywania: |
| Księgi rachunkowe za 2009 r. | do 31.12.2015 r. (art. 86 w powiązaniu z art. 70 Ordynacji podatkowej – Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) |
| Zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2009 r. | trwale (art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości) |
| Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki | 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy w danej jednostce (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS – Dz. U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.) |
| Dokumenty inwentaryzacyjne dotyczące 2009 r. | do 31.12.2015 r. (art. 86 w powiązaniu z art. 70 Ordynacji podatkowej) |
| Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości | nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności (art. 74 ust. 2 pkt. 5 ustawy o rachunkowości) |
| Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej dotyczące 2009 r. | do 31.12.2015 r. (art. 86 w powiązaniu z art. 70 Ordynacji podatkowej) Kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Stanowi tak § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1338) |
| Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym zakończone, spłacone, rozliczone w 2009 r. | do 31.12.2015 r. (art. 86 w powiązaniu z art. 70 Ordynacji podatkowej) |
| Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji | 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji (art. 74 ust. 2 pkt. 6 ustawy o rachunkowości) |
| Deklaracje i zeznania podatkowe dotyczące 2009 r. | do 31.12.2015 r. (art. 86 w powiązaniu z art. 70 Ordynacji podatkowej) |
Pamiętać należy iż zgodnie z ustawą o rachunkowości okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Natomiast w świetle ordynacji podatkowej licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, którego dokument dotyczy.
Podstawa prawna
- ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),
- Ordynacja podatkowa- (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.)
