Specyfika składników objętych inwentaryzacją determinuje dostosowanie odpowiedniej metody. Artykuł 26 ustawy o rachunkowości przewiduje różne sposoby przeprowadzania inwentaryzacji, wśród których najbardziej pracochłonną jest metoda spisu z natury. Spis realizowany jest poprzez komisyjne przeliczenie rzeczowych składników aktywów oraz sprawdzenie ich wartości ze stanami księgowymi. Niektóre składniki aktywów trwałych (do których dostęp jest utrudniony) jak również wartości niematerialne i prawne inwentaryzowane są metodą weryfikacji poprzez porównanie ksiąg z dokumentami.
Zgodnie z cytowanym artykułem ustawy inwentaryzację środków trwałych w drodze spisu z natury przeprowadza się nie rzadziej niż co 4 lata. Właściwe przeprowadzenie spisu z natury wiąże się następującymi czynnościami:
- zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,
- dobór właściwych członków komisji inwentaryzacyjnej,
- ustalenie terminu spisów poszczególnych składników,
- ustalenie zespołów spisowych,
- wydanie arkuszy spisowych,
- przyjęcie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych (dotyczących ujęcia w kartotekach wszystkich dowodów księgowych dotyczących spisywanych składników),
- przygotowanie sprawozdania z przebiegu spisu z natury,
- ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
- przygotowanie protokółu rozliczenia wyników inwentaryzacji.
W przypadku inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych składników środków trwałych przeprowadzanej metodą weryfikacji obowiązuje roczna częstotliwość. Weryfikacji sald dokonuje się celu stwierdzenia, czy posiadane są właściwe dokumenty potwierdzające istnienie określonego składnika oraz czy jest on wiarygodnie i rzetelnie wyceniony.
W przypadku znaczących różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien przedstawić kierownictwu jednostki propozycje dotyczące poprawy sytuacji na przyszłość. Propozycje takie powinny zawierać wnioski zmian w organizacji rachunkowości jednostki, obiegu dowodów księgowych lub zmian w procedurach wewnętrznych mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości na przyszłość.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
zobacz również:
