Dla jednostki prowadzącej księgi rachunkowe oznacza to, iż po pierwsze powinna naliczyć odsetki, jeżeli należność nie została spłacona na czas. Po drugie powinna dokonać odpisu aktualizującego w przypadku, gdy istnieją przesłanki wskazujące, iż prawdopodobne jest nieodzyskanie całej kwoty należności.

Art. 35b ust 1 wskazuje, w jakich okolicznościach istnieje obowiązek dokonania odpisu aktualizującego i w jakiej wysokości należy go dokonać. Stanowi on, że odpisać należy:

• należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;
• należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;
• należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;
• należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, ( np. odsetek), w stosunku, do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;
• należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Pierwsze cztery punkty dotyczą odpisów indywidualnych – znana jest wtedy kwota i okoliczności dokonania odpisu – takie odpisy mają, zatem szanse po spełnieniu dodatkowych warunków być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Sytuacja wskazana w punkcie 5 to odpis grupowy, który nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

W kolejnych artykułach przedstawimy przykłady i księgowania związane z tymi zdarzeniami.

Podstawa prawna
Art. 35b ust 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)