Ujęcie odpisu w księgach rachunkowych zależy od tego czy należność taka była już wcześniej aktualizowana i czy naliczono odsetki zwiększające wartość tej należności. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczą (art. 35b ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)).
Ewidencja przebiega zapisami:

• Wn „Pozostałe koszty operacyjne” (odpis na należność główną),
• Wn „Koszty finansowe” (odpis na naliczone odsetki od należności),
• Ma „Odpisy aktualizujące wartość należności” (łącznie).

Bilans jest sporządzany metodą netto. Oznacza to, że dokonane odpisy aktualizujące pomniejszają wartość należności wykazywaną w sprawozdaniu finansowym. Wynika to wprost z art. 46 ust. 2 pkt. 3 ustawy o rachunkowości. Jeśli zatem zostanie dokonany odpis aktualizujący całą wartość należności to spowoduje on, że to należność nie będzie wykazana w bilansie w aktywach (natomiast pozostaje w księgach).

Warto pamiętać, ze w sytuacji, gdy zostanie odpisana nawet cześć kwoty głównej to odsetki należy odpisać w całości. Wynika to z art. 35 ust, 1 pkt. 4 uor, który stanowi, iż należy dokonać odpisu pod „należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności ( np. odsetek), w stosunku, do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania”.

Przykład
Spółka Alfa posiada należność od kontrahenta Beta. Kontrahent ma poważne trudności finansowe, zatem kierownik jednostki podjął decyzje o objęciu należność w kwocie 244.000zł odpisem aktualizującym.  Od należności naliczone były w poprzednim kwartale odsetki w kwocie 5200zł Należność ta była ubezpieczona, ale ubezpieczenie obejmuje tylko kwotę 97.600zł
Odpis należy dokonać w kwocie nieobjętej ubezpieczeniem. Kwota ta obejmuje oczywiście podatek od towarów i usług.

• Wn Pozostałe koszty operacyjne 146.400 zł
• Wn Koszty finansowe 5.200 zł
• Ma Odpisy aktualizujące należności 146.400zł + 5200zł = 151.600zł

Podstawą dokonania odpisu w księgach rachunkowych może być Dokument PK sporządzony w oparciu o decyzję kierownika jednostki będącej wierzycielem, Warto załączyć dokumenty uzasadniające utworzenie odpisu.

Podstawa prawna
Art. 35b ust 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)