Dotychczas organizator zgłaszał placówkę wypoczynku kuratorowi właściwemu ze względu na lokalizację obiektu, w którym odbywa się wypoczynek. Obecnie, miejscem właściwym przedmiotowego zgłoszenia jest siedziba lub miejsce zamieszkania organizatora. W myśl nowych zasad organizator wypoczynku ma obowiązek przedstawić kuratorowi oświaty zgłoszenie wypoczynku (począwszy od 1 marca i 1 października odpowiednio w przypadku wypoczynku organizowanego w okresie ferii letnich i ferii zimowych) nie później jednak niż na 21 dni (dotychczas 14 dni) przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Oprócz wersji papierowej, organizator będzie musiał dokonać zgłoszenia wypoczynku również w formie elektronicznej. Kurator oświaty natomiast został zobowiązany do wydania zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia.

Co ważne, nowelizacja likwiduje obowiązek załączenia do zgłoszenia karty kwalifikacyjnej obiektu. W zamian za to, organizator do zgłoszenia dołącza kopię opinii lub protokołu kontroli Państwowej Straży Pożarnej wydawanej właścicielowi ośrodka. W przypadku wypoczynku organizowanego poza granicami RP oraz wypoczynku trwającego do 5 dni organizowanego dla nie więcej niż 25 uczestników przewidziano uproszczony formularz zgłoszenia. W tym przypadku nie ma m in. obowiązku załączania do zgłoszenia opinii/protokołu kontroli PSP.

Nowelizacja nałożyła również na organizatorów wypoczynku obowiązek przechowywania kopii dokumentów poświadczających kwalifikacje pracowników pedagogicznych i kierownika wypoczynku. Kierownik wypoczynku natomiast ma obowiązek przechowywania (posiadania podczas wypoczynku) dostarczonych przez organizatora kopii dokumentów poświadczających kwalifikacje pracowników pedagogicznych i wolontariuszy.

Utworzona została ponadto elektroniczna baza danych o wypoczynku. Zawierać ona będzie m.in. informacje o numerach wydanych zaświadczeń, danych organizatora, liczbie uczestników oraz terminie i lokalizacji wypoczynku. Jednocześnie uchylone zostały przepisy dotyczące obowiązku posiadania przez wychowawcę zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego jego zdrowie oraz (ze względu na nieostry charakter) posiadania predyspozycji do pracy wychowawczej.