Wielu przedsiębiorców obawia się prowadzenia księgowości we własnym zakresie. Nie wiedzą, że istnieją narzędzia, które mogą im pomóc w rachunkowych zawiłościach. Zastępując dział kadr lub stanowisko księgowej nowoczesnym oprogramowaniem, inwestor samodzielnie operuje danymi i skraca drogę formalną tworzonej dokumentacji, a tym samym oszczędza czas i pieniądze. Choć do tej pory takie rozwiązania IT były kojarzone raczej z inwestycjami korporacyjnymi, teraz dzięki specjalnie dedykowanym narzędziom każdy, nawet najmniejszy biznes może sobie na nie pozwolić.

Wygoda, bezpieczeństwo, zysk

Księgowość internetowa to zbiór narzędzi stworzonych na potrzeby przedsiębiorców, którzy na co dzień maja do czynienia z mało skomplikowanymi problemami rachunkowymi (np. freelancerzy). Dzięki temu mogą pozwolić sobie na prowadzenie rozliczeń, rezygnując z kosztownych usług biur rachunkowych. – Tego typu oprogramowanie nie wymaga długotrwałego i skomplikowanego wdrożenia, dlatego jedyny koszt, jaki ponosi przedsiębiorca to comiesięczny abonament, nieprzekraczający kilkudziesięciu złotych – mówi Andrzej Lazarowicz, prezes wfirma.pl, dostawcy usług księgowości internetowej. W ten sposób właściciel może liczyć na oszczędność rzędu 100–350 złotych miesięcznie.
Drugą, ważną zaletą tej formy księgowości jest dostępność. Rozwój i utrzymanie się na rynku wymaga od właścicieli firm dużej mobilności, dlatego oprogramowanie księgowości internetowej, dedykowane małym przedsiębiorcom, zostało stworzone do pracy w chmurze obliczeniowej. Dzięki temu osoba, która korzysta z tego rodzaju aplikacji ma do nich dostęp z każdego miejsca, przez całą dobę. Wystarczy jedynie komputer i połączenie z siecią. Ponadto działający w chmurze program do fakturowania czy księgowania nie musi być systematycznie aktualizowany, w ten sposób porównując cloud computing do tradycyjnego oprogramowania, firma oszczędza na opiece technicznej.
Przedsiębiorcy obawiają się samodzielnego prowadzenia rozliczeń online, ponieważ nie chcą brać odpowiedzialności za możliwe błędy i późniejsze konsekwencje finansowe. Decydując się na księgowość internetową, inwestorzy nie pozostają bez opieki doświadczonych specjalistów. Dzięki swojej praktyce eksperci są zawsze na bieżąco ze wszelkimi zmianami w prawie podatkowym i gospodarczym. Porady można uzyskać różnymi kanałami (forum, chat online, e-mail) i w dowolnym czasie. Ponieważ aktualizacja i obsługa oprogramowania leży po stronie dostawcy, osobny zespół fachowców IT służy pełną pomocą techniczną związaną z funkcjonowaniem oprogramowania. To samo dotyczy archiwizowania i przechowywania danych. Nad ich bezpieczeństwem również czuwa dostawca usługi.

Klient, pracownik, produkt

Podstawowymi narzędziami księgowości internetowej są ewidencja podatkowa i tworzenie deklaracji. System jest dostosowany do prowadzenia rejestrów i ksiąg we wszystkich dostępnych formach opodatkowania. W łatwy sposób przedsiębiorca może wyliczyć nie tylko zobowiązania podatkowe, ale również ubezpieczeniowe. – Ważne, aby osoba, która stoi przed wyborem odpowiedniej platformy księgowości internetowej, zwracała uwagę na dostępność i doświadczenie pracujących dla niej specjalistów – mówi Andrzej Lazarowicz z wfirma.pl. – Dostawca oferujący tego typu usługi, powinien być profesjonalistą i praktykiem z dziedziny prawa podatkowego, gospodarczego i księgowości. Ponadto w wyjątkowo trudnych przypadkach, ekspert musi przedstawić źródło na jakie się powołuje udzielając porad – dodaje.
Przedsiębiorcy najchętniej inwestują w oprogramowanie, które ułatwia im codzienne czynności, jak np. fakturowanie. Decydując się na księgowość internetową, system do wystawiania faktur online zapamiętuje raz wprowadzone dane, które można w każdej chwili aktualizować. Aplikacja została zaprojektowana także z myślą o międzynarodowych kontrahentach – tworzy faktury w pięciu językach obcych oraz uwzględnia waluty przewidziane w tabeli NBP. Ponadto osoba wystawiająca FV, na bieżąco otrzymuje informacje o niezapłaconych należnościach, dzięki czemu może cały czas kontrolować płatności. – Mając świadomość, jak wielkim problemem dla przedsiębiorców są niesumienni kontrahenci, narzędzie fakturowania zostało połączone z systemem windykacyjnym – mówi Andrzej Lazarowicz z wfirma.pl. – Sprzedawca w każdej chwili może wystawić notę odsetkową i wysłać fakturę do windykacji – podpowiada ekspert.
Mikroprzedsiębiorcy, którzy zatrudniają kilku pracowników, chętnie decydują się na zarządzanie kadrami i płacami online. To rozwiązanie pomaga w tworzeniu wszelkiego rodzaju umów oraz rozliczeń z instytucjami Skarbu Państwa. Pracodawca posiada narzędzia do tworzenia list płac, obliczania podatków i ubezpieczeń. W prosty i wygodny sposób może prowadzić ewidencję czasu pracy oraz kontrolować terminy związane z zatrudnionymi pracownikami takie, jak szkolenia BHP, badania lekarskie i inne.
Świadomy właściciel małej firmy, wie jak ważne w rozwoju jego biznesu są także działania proklienckie, dlatego chce samodzielnie zarządzać relacjami z kontrahentami. Aplikacja CRM platformy księgowości internetowej, dzięki funkcjonowaniu w chmurze obliczeniowej, daje tę możliwość z każdego miejsca, o każdej porze. To nowoczesne narzędzie jest bazą informacji dotyczących historii sprzedaży i płatności poszczególnych klientów. Przedsiębiorca w jednym miejscu może zaplanować spotkania, usystematyzować wiedzę o kliencie oraz tworzyć analizy wzajemnych należności i zobowiązań.