Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, jeśli podmiot nieterminowo reguluje składki na ubezpieczenie społeczne to do momentu zaliczenia tych składek w koszty uzyskania przychodów ma zastosowanie art. 16 ust 1 pkt. 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, który pozwala zaliczyć nieterminowo uregulowane składki w koszty uzyskania przychodów dopiero w okresie, kiedy nastąpiła ich zapłata. Oznacza to, na przykład, że składki dotyczące wynagrodzeń wypłaconych w listopadzie 2011r a zapłacone w styczniu 2012 będą kosztem uzyskania przychodów na potrzeby podatków dopiero w 2012r. Podobnie będzie w sytuacji gdy wynagrodzenie za pracę w grudniu zostanie wypłacone po terminie wynikającym z umowy o pracę i kodeksu pracy, na przykład zamiast 10 stycznia (wypłata powinna być do 10), pieniądze postawiono do dyspozycji pracowników np. 12 stycznia.
Natomiast na potrzeby sprawozdania finansowego ujęcie będzie trochę inne. Art. 6 ust 1 i art. 20 ust 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) nakazują wprowadzić do ksiąg rachunkowych każde zdarzenie mające miejsce w danym okresie sprawozdawczym zgodnie z zasadą memoriałową. Mato taki skutek, iż składki ZUS w części finansowanej rzez pracodawcę dotyczące wynagrodzeń listopadowych na potrzeby rachunkowości będą kosztem 2011r. Zastosowanie będzie tu miała zasada memoriału w rachunkowości, która nakazuje przypisać koszty pracy do okresu w którym ta praca była świadczona.
Najprostszym sposobem jest następujące ujecie tych składek w 2011r:
- Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników – NKUP
- Ma Rozrachunki z ZUS
W styczniu 2012 r. powinny te składki być statystycznie doliczone do kosztów uzyskania przychodów. Nie powinny być w styczniu 2012 ujmowane w kosztach rachunkowości.
