Biorąc pod uwagę szeroki zakres odpowiedzialności i kary za wadliwe wystawianie faktur, koniecznym wydaje się precyzyjna odpowiedź na pytanie – w jaki sposób ustrzec się, działając zgodnie z prawem, przed tą odpowiedzialnością. Tym bardziej, że nie każde wystawienie faktur niezgodne z przepisami prawa będzie skutkowało poniesieniem surowych konsekwencji.

Zasady wystawiania faktur
Faktura spełnia kilka ról w systematyce podatku od towarów i usług. Po pierwsze, jest dowodem księgowym potwierdzającym powstanie obowiązku podatkowego (art. 19 ust 4 ustawy o VAT¹), po drugie jest podstawą dla nabywcy towaru lub usługi do odliczenia podatku naliczonego (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). Pełni też decydującą rolę w ubieganiu się o respektowanie praw konsumenckich poprzez rejestrowanie dokonanych transakcji. Wszystko to powoduje, że ustawodawca podjął próbę zharmonizowania zasad wystawienia faktur w art. 106 ustawy o VAT.

Zobowiązanymi do wystawiania faktur VAT są podatnicy podatku od towarów i usług tacy jak osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W przypadku gdy nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, obowiązek wystawienia faktury powstaje dopiero w razie żądania nabywcy (art. 106 ust. 4). Natomiast podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej są obowiązani, na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o VAT, wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury, o których mowa w odrębnych przepisach, stwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi, oraz przechowywać w kolejności numerów kopie tych rachunków i faktur w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę.

Działalnością gospodarczą na gruncie ustawy o VAT jest, zgodnie z art. 15 ust. 2, wszelka działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Należy w tym miejscu zauważyć, że w przypadku wystawienia faktury VAT  przez osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobę fizyczną, w której wykaże kwotę podatku, lub w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego, jest obowiązany do jego zapłaty na podstawie art. 108 ustawy o VAT i to niezależnie od przyczyny i bycia czynnym podatnikiem tego podatku. Przepis ten pełni funkcję ochronną dla Skarbu Państwa w związku z nagminnie wystawianymi pustymi fakturami w szczególności przez podmioty nieistniejące w celu wyłudzenia podatku naliczonego. W przypadku, kiedy podatnik przez pomyłkę wystawił fakturę, która miała dokumentować przyszłe zdarzenie, które nie doszło jednak do skutku powinien dokonać korekty takiej faktury i gdy zrobi to w okresie rozliczeniowym, nie poniesie żadnych negatywnych konsekwencji. Warto zatem śledzić na bieżąco dokumentowanie zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwach, bo jak pokazuje praktyka kontroli skarbowych, często zdarzają się przypadki ujęcia w rejestrach faktur, które znalazły się w nich „omyłkowo”, bądź dublują zaksięgowaną pod inną pozycją sprzedaż towaru lub usługi.

Faktura powinna stwierdzać w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (art. 106 ust. 1 ustawy o VAT).

Szczegółowe elementy faktur zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) i to tam też należy każdorazowo sięgać w przypadku wątpliwości związanych z zawartością poszczególnych faktur.

Odpowiedzialność za wadliwe wystawienie faktury na gruncie k.k.s.²
Zgodnie z art. 62 § 1 k.k.s., kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego wyżej podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Niewątpliwie odpowiedzialnością za wadliwe wystawienie faktury zostanie obciążony ten, kto faktycznie wadliwą fakturę wystawił, bądź ten kto odpowiada w przedsiębiorstwie za prawidłowość dokumentowania i rejestrowania zdarzeń gospodarczych, np. główny księgowy, czy też członek zarządu. Może też zapaść wyrok w sprawie wskazujący na współsprawstwo osób, które wystawiły wadliwą fakturę. Zgodnie bowiem  z art. 9 § 3 k.k.s. za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną. Zawarte w treści art. 9 § 3 k.k.s. pojęcie „zdolność prawna” oznacza generalną zdolność bycia podmiotem praw i obowiązków cywilnoprawnych oraz publicznoprawnych – w tym z zakresu podatków, ceł, reglamentacji dewizowej, czy też organizacji gier i zakładów wzajemnych (zob. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 29 stycznia 2009 r., I KZP 28/08, LEX nr 477675).

Jak zauważa Sąd Najwyższy, w wyroku z dnia 22 lutego 2006 r. (III KK 213/05, LEX nr 181313) sprawcą przestępstwa, odpowiadającym w oparciu o treść art. 9 § 3 k.k.s., może być między innymi doradca podatkowy zajmujący się, na podstawie umowy, sprawami gospodarczymi (w tym także finansowymi) osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której przyznano zdolność prawną…