Zasady postępowania w tym wypadku określa par.  10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). Mówi on iż w przypadku zmiany w składnikach wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się tę podstawę, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę tę ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

W praktyce oznacza to, że każda zmiana składnika wynagrodzenia przyjmowanego do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego powoduje obowiązek uwzględnienia jej od początku okresu obliczeniowego. Zasada ta dotyczy zarówno podwyżki, jak i obniżki wynagrodzenia pracownika. Podkreślić też należy że przeliczenie może obejmować 3 lub 12 miesięcy.

Przykład
Do 30 czerwca 2011 r. pracownik otrzymywał 20 zł/godz., a od 1 lipca jego wynagrodzenie wynosi 22 zł/godz. W okresie od 1 do 10 lipca 2011 r. przebywa na urlopie wypoczynkowym przez 6 dni (36 godz.). Pracownik otrzymuje także 20% premię regulaminową stałą. W miesiącach kwiecień, maj czerwiec pracownik przepracował 496 godzin. Przypomnieć należy iż obliczając wynagrodzenie urlopowe, podstawę wymiaru należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Wynagrodzenie za jedną godzinę pracy trzeba następnie pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu

Wynagrodzenie urlopowe za lipiec 2011 r.:

• suma wynagrodzeń za okres od kwietnia do czerwca  2011 r. według stawki 20 zł/godz. X 496 = 9920
• premia regulaminowa  20% z 9920 = 1984
• Łącznie wynagrodzenie 9920+1984 = 11904
• Przeliczenie wynagrodzenia
• Stawka za godzinę po przeliczeniu 22 zł +0,2 z 22zł= 26,40
• wynagrodzenie za urlop: 36 godz. x 26,40 zł = 950,40

Przykład 2
Pracownik do końca czerwca otrzymywał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3.500 zł, dodatek w kwocie 250 zł oraz premię regulaminową w kwocie700 zł. Od 1lipca otrzymuje niższe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3.500 zł oraz nie otrzymuje już dodatku, a premia ma charakter uznaniowy. W lipcu będzie  korzystał z 5 dni (5 dni × 8 godz. = 40 godz.) urlopu.

Za lipiec 2011. pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę oraz za urlop w wysokości 3.500 zł oraz ewentualnie premię, jeżeli taką przyzna mu pracodawca.

Podstawa prawna
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.)