W przypadku spółki akcyjnej wymagana jest również zgoda rady nadzorczej. Zaliczka na poczet dywidendy oznacza wypłatę części przewidywanej dywidendy z zysku przed podjęciem uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku za dany rok obrotowy.

Aby spółka mogła wypłacić zaliczkę na poczet dywidendy muszą zostać spełnione warunki określone w Art. 195 oraz 349 kodeksu spółek handlowych:

– zatwierdzone sprawozdanie finansowe spółki za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk;
– zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne.

Kodeks spółek handlowych nie rozstrzyga jednoznacznie, czy wypłata zaliczki może mieć miejsce tylko raz do roku, czy też zaliczka może być wypłacana wielokrotnie. Można uznać zatem, iż drugie rozwiązanie jest jak najbardziej dopuszczalne, pod warunkiem że za każdym razem spełnione będą wszystkie przesłanki wypłaty zaliczki oraz łączna kwota wypłaconych zaliczek będzie spełniała w/w warunek.

Ustawa o rachunkowości ( Art. 46 pkt. 3) zawiera przepis, który wskazuje, iż wypłaty z zysku, dokonywane na podstawie odrębnych przepisów (w tym przypadku k.s.h.), uznaje się za podział wyniku finansowego netto w ciągu roku oraz prezentuje w pasywach bilansu w pozycji A.IX „Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)”.

Zaliczkowa wypłata dywidendy będzie więc podlegała zarachowaniu – pod datą uchwały zarządu – zapisem:

• Wn „Rozliczenie wyniku finansowego”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki”.

Otrzymane zaliczki stanowią dla udziałowca (akcjonariusza) przychody z tytułu udziału w zyskach osób prawnych. Jeżeli udziałowiec (akcjonariusz) jest osobą fizyczną, spółka jest zobowiązana pobrać od wypłaconej kwoty zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 19%.

Najczęstszym błędem popełnianym podczas sporządzania sprawozdania finansowego jest prezentacja wypłaconej zaliczki w aktywach bilansu jako inne należności.