W chwili otwarcia spadku następuje skutek rozporządzający rozrządzenia testamentowego. Zapis windykacyjny jednocześnie stanowi dla uprawnionego (zapisobiercy) sposób nabycia prawa.
Wymogiem ustanowienia zapisu windykacyjnego jest umieszczenie go w testamencie sporządzonym w formie aktu notarialnego (zapis umieszczony w testamencie w innej formie niż notarialna może wywoływać jedynie skutki prawne zapisu zwykłego). Rozrządzenie testamentowe w postaci zapisu windykacyjnego jest istotnie sformalizowane. Z jednej strony jest to podyktowane skutkami, jakie tego rodzaju zapis wywołuje, z drugiej zaś strony jego przedmiotem. Kolejnym wymogiem jest uczynienie przedmiotem zapisu windykacyjnego przedmiotu wskazanego w art. 981¹ § 2 k.c.
Zgodnie z art. 981¹ § 1 k.c. termin „zapis windykacyjny” może być używany albo na oznaczenie sposobu nabycia prawa albo na oznaczenie rozrządzenia testamentowego. Konkretniej rzecz ujmując, chodzi o sposób przejścia prawa majątkowego z poprzednika prawnego (spadkodawcy) na następcę prawnego (zapisobiercę windykacyjnego).
Zapis windykacyjny wymaga omówienia go w kontekście następstwa prawnego po osobie zmarłej. Zapis windykacyjny jest instytucją alternatywną w stosunku do dziedziczenia. Dotychczas ustanowienie w testamencie spadkobierców nie pozwalał spadkodawcy na decydowanie o tym, jakie konkretnie przedmioty przypadną poszczególnym spadkobiercom. Może jedynie oznaczyć wielkość korzyści przypadających spadkobiercom ze spadku. Wola zmarłego co do sposobu podziału spadku nie ma wiążącej mocy prawnej. To właśnie zapis windykacyjny pozwala testatorowi na uczynienie ściśle określonych przysporzeń na rzecz wskazanych osób, a więc następstwo prawne po osobie zmarłej zostaje ukształtowane zgodnie z jego wolą. Zapisobierca windykacyjny otrzyma zawsze i wyłącznie przedmiot wskazany w testamencie. Instytucja zapisu windykacyjnego wreszcie daje osobie fizycznej możliwość decydowania, po jej śmierci, o losach poszczególnych przedmiotów spadkowych.
Zapis windykacyjny i spadkobranie wywołują podobne, ale nie takie same skutki prawne, tak więc instytucje te nie mogą być ze sobą utożsamiane. Co prawda zarówno spadkobierca, jak i uprawniony z tytułu zapisu windykacyjnego są następcami prawnymi spadkodawcy prawa majątkowe nabywają bezpośrednio po nim, jednakże ten pierwszy jest następcą prawnym pod tytułem ogólnym, a ten drugi pod tytułem szczególnym. Następstwa prawne po spadkodawcy z chwilą otwarcia spadku ma miejsce ex lege. Jednak należy podkreślić, że spadkobierca na mocy jednego aktu wstępuje w ogół praw i obowiązków zmarłego, natomiast tytułem zapisu przechodzą tylko prawa. Ponadto, długi spadkowe obciążają spadek z mocy prawa (art. 922 k.c.), to też spadkobierca przyjmujący spadek z tytułu tych długów staje się jednocześnie dłużnikiem. Natomiast odpowiedzialność za długi spadkowe są określone odrębnymi przepisami prawa spadkowego (art. 10341-3 k.c.). Odpowiedzialność ta jest niejako następstwem otrzymania korzyści po zmarłym.
