W praktyce zdarzają się jednak transakcje, w których czynność technicznego wystawienia faktury VAT przez sprzedawcę jest w znacznym stopniu utrudniona. W takiej sytuacji, mogą pojawić się wątpliwości, czy na gruncie obowiązujących przepisów możliwe jest wystawienie faktury przez podmiot inny niż sprzedawca.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą, w szczególności: dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Obowiązek wystawiania faktur VAT został doprecyzowany w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług („Rozporządzenie w sprawie faktur”). Zgodnie z § 4 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”. § 5 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur określa elementy, które powinna zawierać faktura VAT. Wśród nich ustawodawca wymienił, między innymi: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
Z powyższych przepisów wynika, że fakturę wystawia sprzedawca będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Nie można jednak twierdzić, aby użycie przez ustawodawcę sformułowania, że fakturę wystawia podatnik było tożsame z koniecznością technicznego stworzenia tego dokumentu przez sprzedawcę.
Ponadto, określony w § 5 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur zbiór danych, które powinny zostać zawarte na fakturze VAT jest zbiorem otwartym. Wspomniany przepis wymienia elementy, które powinny zostać uwzględnione na fakturze VAT, aby dokument ten można było uznać za prawidłowy. Zamieszczenie na fakturze dodatkowych elementów, takich jak, np. wskazanie kto techniczne wystawił fakturę VAT, nie jest sprzeczne z brzmieniem tego przepisu.
Wobec powyższego, możliwość technicznego wystawiania faktur VAT przez podmiot trzeci jest zgodna z obowiązującymi przepisami. Należy jednak pamiętać, że podmiot dokonujący technicznej czynności wystawienia faktury VAT powinien posiadać w tym zakresie stosowne upoważnienie wydane przez sprzedawcę.
Prawidłowość powyższego stanowiska została potwierdzona przez organy podatkowe w wydanych interpretacjach indywidualnych, np. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 14 października 2008 r. (sygn. ILPP2/443-644/08-2/GZ), z dnia 14 października 2008 r. (sygn. ILPP2/443-646/08-3/MN), czy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 10 listopada 2008 r. (sygn. IBPP1/443-1141/08/PK).
Zgodnie z projektem ustawy z dnia 10 sierpnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmianie niektórych innych ustaw zamieszczonym na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, analizowany powyżej art. 106 ma zostać wykreślony z ustawy o VAT. Natomiast w myśl proponowanego w projekcie ustawy zmieniającej art. 106d ust. 1, faktury może wystawić w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia. Jeżeli wspomniany projekt ustawy zmieniającej ustawę o VAT zostanie przyjęty zgodnie z planem, od 1 stycznia 2013 r. możliwość wystawiania faktur VAT przez podmioty trzecie nie będzie budzić wątpliwości.
