Oznacza to, że podatnik dokonujący takiego przekazania nie jest zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia do urzędu skarbowego podatku VAT należnego. Jednocześnie jest on uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego przy ich zakupie / wytworzeniu. Co należy jednak rozumieć pod pojęciem próbki? Mimo że polski ustawodawca zdefiniował to pojęcie w ustawie, w praktyce mogą powstawać wątpliwości co do interpretacji tego pojęcia.

Ustawodawca określił próbkę jako „niewielką ilość towaru reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy”.

W oparciu o tą definicję legalną próbki można wskazać następujące elementy istotne dla jej zdefiniowania:
– niewielka ilość towaru,
– reprezentowanie określonego rodzaju lub kategorii towarów,
– zachowanie składu i wszystkich właściwości fizycznych, fizykochemicznych i chemicznych lub biologicznych towaru,
– ilość lub wartość przekazywanych próbek nie wskazuje na działanie o charakterze handlowym.

Należy zauważyć, że wskazana definicja została wprowadzona przez polskiego ustawodawcę, natomiast Dyrektywa VAT (2006/112/WE), której przepisy są implementowane do polskiej ustawy o VAT, nie zawiera definicji próbki. Państwa członkowskie mają zatem pewną dowolność w definiowaniu tego pojęcia.

W interpretacjach prawa podatkowego i w wyrokach sądów administracyjnych wskazane kryteria są rozszerzane na bardziej praktyczne aspekty takie jak brak zaspokojenia czy ograniczenia zapotrzebowania konsumenta poprzez dostarczenie mu próbki, prezentacja towaru w sposób charakterystyczny dla próbki towaru, niehandlowy charakter próbki wyrażający się w funkcji, jaką ma ona spełnić, tj. zwrócenie uwagi potencjalnego klienta.

Przykładowo, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 8 maja 2008 r. (sygn. III SA/Wa 2185/07) wskazał, że: „o uznaniu danej aplikacji demonstracyjnej za próbkę winien decydować brak charakteru handlowego przekazania oraz jego cel – przetestowanie, wypróbowanie towaru przed zakupem”. Podobny wniosek został wyrażony przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2009 r. (sygn. ITPP1/443-228a/09/MN), w której wskazano, że: „o uznaniu towaru za próbkę, obok innych przesłanek, decyduje w myśl art. 7 ust. 7 ww. ustawy brak charakteru handlowego przekazania, oceniany ze względu na ilość lub wartość przekazywanych przez podatnika próbek (…). W sytuacji, gdy pokrywają one lub mogą pokryć – ze względu na swoją ilość lub wartość – jego (uzup.: klienta) potencjalne zapotrzebowanie na dany towar lub część tego zapotrzebowania, eliminując lub ograniczając potrzebę dokonania zakupów tego towaru uznać należy, że w/w warunek nie jest spełniony.” Z kolei w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 1 września 2008 r. (IP-PP2-443-877/08-2/AS) wskazano, że „kryteria te odnieść przy tym należy do próbek towarów przekazywanych przez podatnika danemu – jednemu – odbiorcy w danym okresie, pod warunkiem, że sposób prezentacji i jakość czynią je bezużytecznymi dla celów innych niż promocja”.

Wskazuje się również, że „niewielka ilość towaru” stanowiąca próbkę uzależniona jest od specyfiki danego towaru oraz indywidualnego zapotrzebowania danego klienta. Każdorazowo ilość ta powinna bowiem pozwalać konsumentowi na zapoznanie się z właściwościami towaru i porównanie ich z innymi podobnymi produktami, a jednocześnie nie może powodować zaspokojenia ani ograniczenia zapotrzebowania klienta na dany towar (por. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy 5 września 2008 r., sygn. ITPP1/443-495/08/MN).

Z kolei w jednym z wyroków (sygn. III SA/Wa 2185/07) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie analizował zagadnienie traktowania jako próbki dla celów podatku VAT nieodpłatnego wydania materiałów budowlanych, które są produkowane w formie sproszkowanej, ale podczas ich wykorzystania zmienia się ich stan skupienia na stały. Analizowana w wyroku sprawa dotyczyła posadzki i klejów przemysłowych. W wyroku Sąd zakwestionował słuszność poglądu wyrażonego przez władze podatkowe, zgodnie z którym nieodpłatne wydanie niewielkiej ilości posadzki w jej końcowej postaci (tj. stałej, a nie sproszkowanej) nie stanowi próbki, ponieważ nie zachowuje ona właściwości fizycznych, fizykochemicznych i chemicznych towaru. Ponieważ wymóg, aby próbka zachowywała skład i właściwości fizyczne, fizykochemiczne czy chemiczne lub biologiczne towaru nie został wyrażony w Dyrektywie VAT, Sąd uznał taki dodatkowy wymóg wyrażony w ustawie o VAT za ograniczający w sposób nieuprawniony wyłączenie z opodatkowania VAT przewidziane dla próbek towarów.

W praktyce jako jedno z ważniejsze kryteriów decydujących o klasyfikacji towaru jako próbka dla celów VAT można zatem wskazać ilość towaru, która nie powinna mieć charakteru handlowego, a jednocześnie nie powinna powodować zaspokojenia ani ograniczenia zapotrzebowania potencjalnego klienta na dany towar. Nie oznacza to jednak, że za próbkę nie może być uznany towar w opakowaniu identycznym jak to dostępne w sprzedaży, np. przyprawy w najmniejszych dostępnych opakowaniach.

Podstawa prawna: art. 7 ust. 3, 7 ustawy o VAT