Zmiany te wymagają podjęcia odpowiednich działań przygotowawczych przez firmy, natomiast nie pierwszy raz uchwalane są zbyt późno, nie pozostawiając odpowiedniego (nawet 1-miesięcznego) vacatio legis, który to okres umożliwiłby odpowiednie przygotowanie firmom.

Stawki VAT zmienione zostaną dla wszystkich towarów i usług, przy czym nie w każdym przypadku zadziała automatyzm przejścia ze starej stawki na nową, tzn. z 22% na 23%, z 7% na 8%, z 0% i 3% na 5%. Przykładowo, wyjątkiem będzie zmiana stawki z 7% na 5% dla niektórych podstawowych artykułów spożywczych, a także zmiana stawki dla książek wydanych na nośnikach (audiobooków) z 22% na 5%. Dodatkowo, w rządowym projekcie nowelizacji ustawy o VAT planowane jest podwyższenie od 1 lutego 2011 r. stawki VAT na obuwie i ubranka dziecięce z obecnych 7% na 23%, jako wynik niekorzystnego dla Polski wyroku Trybunału Sprawiedliwości z 28.10.2010 r. (C-49/09), jednak wejście w życie tej zmiany nie jest przesądzone, gdyż projekt nowelizacji nie został dotychczas przekazany pod obrady Sejmu. Natomiast zgodnie z uchwalonymi przepisami, od stycznia właściwa dla tych towarów będzie stawka 8%.

Dodatkowo, brak automatyzmu w zmianie stawek VAT wprowadzanych od 2011 r. wynikać może ze zmiany stosowanej dla potrzeb VAT klasyfikacji PKWiU – w miejsce dotychczasowej PKWiU z 1997 r. będzie stosowana PKWiU z 2008 r. Przy czym w niektórych przypadkach zastosowanie nowej klasyfikacji PKWiU może wiązać się ze zmianą właściwej stawki VAT w porównaniu z obowiązującą w 2010 r. Konieczne jest zatem przyporządkowanie sprzedawanych towarów do odpowiedniego grupowania wg PKWiU z 2008 r., pod kątem określenia prawidłowej stawki VAT w 2011 r. (w szczególności z punktu widzenia możliwości stosowania stawek obniżonych 5% i 8%).

Również niektóre usługi korzystające obecnie ze zwolnienia z VAT utracą ten przywilej w 2011 r. ze względu na całkowitą zmianę formuły określania usług zwolnionych – oderwanie od PKWiU i wpisanie zakresu usług zwolnionych w art. 43 ustawy o VAT. Przykładowo prawo do stosowania zwolnienia utracą niektóre podmioty świadczące usługi szkoleniowe, określone usługi medyczne.

W procesie przygotowania niektórych firm do zmian trzeba również uwzględnić przepisy przejściowe, które – zgodnie z zapowiedziami przedstawicieli Ministerstwa Finansów – wprowadzać mają możliwość stosowania starych stawek VAT do dostawy w 2011 r. książek (0% w okresie do 30.04.2010 r.), czasopism specjalistycznych (0% w okresie do 28.02.2011 r.) i prasy innej niż specjalistyczna (7% w okresie do 31.01.2011 r.). Stosowanie dotychczasowych stawek dla tych kategorii towarów ma być uzależnione od spełnienia określonych warunków, m.in. przekazania do dystrybucji książek w 2010 r. oraz rozpoczęcia wydawania danego numeru czasopisma/gazety do dystrybucji w 2010 r. W tym zakresie przepisy będą zawarte w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy, które może się ukazać dopiero pod koniec grudnia br. Wskutek tak określonych przepisów przejściowych w sprzedaży będą dostępne książki (również dokładnie ta sama książka) opodatkowane zarówno 0% stawką VAT, jak i stawką 5%. Z pewnością wprowadza to dodatkowe utrudnienia w przygotowywaniu systemów informatycznych związanych z obsługą sprzedaży, w szczególności kas rejestrujących.

Nowelizacja ustawy zmieniająca stawki VAT zawiera szereg przepisów przejściowych, które regulują sposób opodatkowania transakcji dokonywanych na przełomie roku 2010/2011. Wskutek stosowania przepisów przejściowych wystąpią sytuacje, gdy na fakturach wystawianych w 2011 r. będzie stosowana stara stawka z 2010 r., bądź będą stosowane dwie stawki – zarówno stara jak i nowa.

Przepis przejściowy przewiduje, że w przypadku czynności wykonanej w 2010 r., dla której obowiązek podatkowy powstanie w 2011 r., zastosowanie będą miały stawki obowiązujące w momencie jej wykonania. Przykładowo, jeśli faktura za usługi wykonane w grudniu 2010 r. zostanie wystawiona w styczniu 2011 r. (zgodnie z przepisami może być wystawiona do 7. dnia od wykonania usług), należy zastosować stawkę obowiązującą w 2010 r., mimo że sprzedaż ta będzie wykazana w deklaracji VAT za styczeń (lub pierwszy kwartał) 2011 r.

Co do zasady o stawce VAT decydować będzie moment wykonania czynności. Wszystkie czynności (świadczenie usługi i dostawa towarów) zrealizowane do końca 2010 r. będą opodatkowane według starej stawki. Dodatkowo, stawka dotychczasowa będzie miała zastosowanie w przypadku wpłaty zaliczki w 2010 r. na poczet wykonania usług/dostawy towarów w 2011 r. Wykonanie czynności w 2011 r. nie powoduje zmiany stawki VAT w odniesieniu do należności (lub jej części) uiszczonej w 2010 r. Nie ma znaczenia wysokość zapłaconej w 2010 r. zaliczki (obejmująca 100% ceny lub tylko jej część) – zawsze w odniesieniu do tej kwoty stosowana będzie stara stawka. W przypadku częściowej zaliczki zapłaconej w 2010 r., może pojawić się techniczny problem z prawidłowym wystawieniem faktury, ponieważ będzie ona zawierać dwie stawki: starą – w odniesieniu do kwoty zapłaconej w 2010 r., oraz nową – w odniesieniu do pozostałej części wynagrodzenia fakturowanej po wykonaniu usługi/dostawie towarów.