## Co to jest KSeF?

**KSeF** to skrót od *Krajowy System e-Faktur*. To centralny system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwi wystawianie, przesyłanie, odbieranie i archiwizację faktur ustrukturyzowanych (format XML) poprzez jedną platformę państwową.

Faktura ustrukturyzowana to dokument zawierający określone elementy (np. dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje, stawki VAT itd.) zgodne z ustaloną schemtem, tak, by system mógł automatycznie sprawdzić poprawność formalną faktury.

—

## Dlaczego wprowadza się obowiązkowy KSeF?

Główne cele:

1. **Uszczelnienie systemu podatkowego** – dzięki temu, że każda faktura będzie trafiała do centralnego rejestru MF, trudniej będzie unikać lub ukrywać dokumenty oraz dane. ([ERP-view][2])
2. **Usprawnienie obiegu dokumentów** – mniej papieru, łatwiejsze przesyłanie, archiwizacja, mniejsza liczba błędów wynikających z ręcznej obsługi faktur. ([Poradnik Przedsiębiorcy][1])
3. **Automatyzacja i cyfryzacja** – lepsze narzędzia informatyczne, integracja systemów księgowych, możliwość generowania faktur i ich akceptacji przez system. ([Poradnik Przedsiębiorcy][1])

—

## Od kiedy obowiązkowy KSeF i jakie są etapy wdrożenia

Obowiązkowe korzystanie z KSeF wchodzi w życie etapami. Oto harmonogram według aktualnych przepisów:

| Faza | Kogo obejmuje | Termin |

| **Faza 1** | Podatnicy, którzy w 2024 r. mieli sprzedaż (wraz z VAT) **powyżej 200 mln zł** | od **1 lutego 2026 r.**
| **Faza 2** | Pozostali przedsiębiorcy VAT (czynni i zwolnieni), czyli większość | od **1 kwietnia 2026 r.**
| **Faza 3 / małe podmioty („wykluczeni cyfrowo” / mikroprzedsiębiorcy)** | Podatnicy, których transakcje objęte obowiązkiem są niewielkie (np. wartość sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie lub inny limit ustalony ustawą) | od **1 stycznia 2027 r.**

Do czasu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (czyli do początku 2026 r.) można dobrowolnie korzystać z systemu.

## Kogo obowiązek dotyczy, a kto jest wyłączony

### Kogo dotyczy:

* Podatnicy VAT czynni i VAT zwolnieni (jeśli wystawiają fakturę) – czyli praktycznie firmy, które rozliczają VAT lub dokumentują sprzedaż fakturą.
* Wszystkie podmioty, gdy wejdzie faza obowiązkowa – choć z pewnymi wyjątkami / odroczeniami dla mikroprzedsiębiorców / podmiotów o bardzo niskim obrocie.

### Wyłączenia / odroczenia:

**Mikroprzedsiębiorcy / podmioty „wykluczone cyfrowo”** – w praktyce ci, którzy mają bardzo małe przychody lub bardzo mały wolumen faktur, mogą być objęci obowiązkiem później (od 1 stycznia 2027 r.).
* Do końca 2026 roku utrzymane będą pewne wyjątki czasowe – np. możliwość wystawiania faktur papierowych lub elektronicznych (poza KSeF) w niektórych przypadkach, kiedy wartość faktur miesięcznych jest bardzo niska itp. ([Krajowy System e-Faktur][5])
* Niektóre transakcje / przypadki, które ustawodawca szczegółowo określi jako wyłączone (np. procedury szczególne, specyficzne rodzaje dostaw, dokumentowania, usługi itp.).

## Co się zmieni w praktyce dla przedsiębiorców

Kilka kluczowych konsekwencji:

* **Zmiana formatu faktur** – faktury muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej (XML) i spełniać wymogi schemy narzuconej przez KSeF.
* **Numer KSeF i UPO** – system nadaje numer faktury, wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
* **Dostęp dla odbiorców** – odbiorca będzie miał dostęp do faktury w systemie lub przez anonimizowany dostęp, w zależności od sytuacji.
* **Procedury awaryjne / offline** – przewidziane są mechanizmy na wypadek problemów technicznych (np. tryb „offline24”) i okresy przejściowe.
* **Zmiany w oprogramowaniu księgowym i obiegu dokumentów** – trzeba będzie zaktualizować lub wdrożyć rozwiązania, które umożliwią integrację z KSeF, mapowanie pól, synchronizację z innymi systemami firmowymi.

—

## Terminy i sankcje oraz okresy przejściowe

* Obowiązek oficjalnie zaczyna się **1 lutego 2026 r.** dla dużych przedsiębiorstw; **1 kwietnia 2026 r.** dla pozostałych; **1 stycznia 2027 r.** dla najmniejszych (mikro) podmiotów, w zależności od warunków.
* Do końca 2026 roku przewidziano **ulgi / odstępstwa**: np. w niektórych sytuacjach nadal będzie dozwolone wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF dla bardzo małych sprzedaży – jak np. faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie; pewne obowiązki (np. numer KSeF w tytule przelewów) zostaną odroczone.
* Sankcje za niewypełnienie obowiązku – prawdopodobnie będą, jednak w okresie przejściowym kary mogą być mniej rygorystyczne lub stosowane łagodniej – ustawodawca przewiduje tempo adaptacji i pewne regulacje przejściowe.

—

## Co przedsiębiorca powinien zrobić, żeby się przygotować

1. **Sprawdzić, czy kwalifikuje się do którejś z grup (duży, pozostały, mikro); ile wyniósł obrót za 2024 r.** — to decyduje, od kiedy obowiązek go dotyczy.
2. **Zaktualizować oprogramowanie księgowe / ERP** — upewnić się, że obsługuje faktury w formacie XML zgodnym z wymogami KSeF oraz że jest możliwa integracja z API KSeF.
3. **Szkolenia dla zespołu** — księgowość, dział sprzedaży, IT; żeby wiedzieli, jak działa system, jak wystawiać faktury, jak postępować w przypadku błędów lub awarii.
4. **Procedury wewnętrzne** — obieg faktur, archiwizacja, kontakt z kontrahentami, zgody odbiorców, kto w organizacji odpowiada za co.
5. **Testy** — spróbowanie wystawiania faktur w KSeF (tam, gdzie to możliwe), testowanie systemu w środowisku testowym / wdrożonym narzędziu, aby wyłapać potencjalne błędy.
6. **Monitorowanie zmian prawnych i komunikatów Ministerstwa Finansów** — mogą się pojawić kolejne wytyczne, interpretacje, rozporządzenia uzupełniające.

—

## Możliwe wyzwania i ryzyka

* Problemy techniczne, zwłaszcza dla firm, które korzystają ze starszych systemów księgowych lub mają niestandardowe procesy.
* Koszty wdrożenia — modernizacja systemów, integracje, szkolenia.
* Ryzyko błędów na początku działania systemu — błędna struktura faktur, brak wymaganych danych, niedopełnienie formalności.
* Współpraca z kontrahentami — niektórzy kontrahenci mogą być nieprzygotowani.
* Przepisy szczegółowe / wyjątki mogą być złożone — konieczne uważne zapoznanie się z ustawą i rozporządzeniami.

—

## Podsumowanie

Wejście obowiązkowego **KSeF** to duża zmiana w systemie VAT w Polsce, która zacznie obowiązywać od **1 lutego 2026 r.** dla największych przedsiębiorców, a w kolejnych miesiącach/roku będzie rozszerzana na innych podatników. To krok w stronę cyfryzacji, uproszczenia procesów fakturowania, większej transparentności oraz efektywności. Dla firm to zarówno wyzwanie organizacyjne i technologiczne, jak i szansa na usprawnienie działań związanych z dokumentacją i rozliczeniami.

—

Szkolenia z obowiązkowego KSEF można odbyć w ADN Akademii