Obowiązki podatkowe związane z korzystaniem z samochodów niebędących własnością podatnika

Zgodnie ustawą o transporcie drogowym,1 samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy mogą być używane, do celów służbowych, na podstawie umów cywilnoprawnych.
Z uwagi na obszerność zagadnienia, temat omówiony zostanie na gruncie przepisów o podatkach dochodowych, z pominięciem uregulowań dotyczących podatku od towarów i usług.

Definicja samochodu osobowego – nowa ustawa, ale stare brzmienie

Dokonując analizy regulacji podatkowych, należy wyjść od pojęcia samochodu osobowego dla potrzeb podatku dochodowego.

Do 31 grudnia 2010 r. ustawy o podatku dochodowym zawierały własne definicje samochodu osobowego2. Przepisy te zostały uchylone przez ustawę nowelizującą3 z mocą wsteczną od dnia 1 stycznia 2011 r., ale z dniem 1 stycznia 2013 r. zostaną zastąpione przez nowe regulacje, dostosowujące definicje samochodu osobowego do zmienionej definicji na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług, która będzie obowiązywać również od 1 stycznia 2013 r.

Wskutek dziwnego zabiegu legislacyjnego ustawodawcy, w okresie przejściowym, tj. pomiędzy 1 stycznia 2011 r. a 31 grudnia 2012 r. obowiązuje definicja zawarta w ustawie nowelizującej, która swym brzmieniem w zasadzie odpowiada definicji obowiązującej przed nowelizacją, tj. pomiędzy 1 stycznia 2007 r. a 31 grudnia 2010 r.4

Od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. definicja samochodu osobowego nie ulega zatem zmianie i z tego punktu widzenia nie zmienia sytuacji podatnika, poza trudnościami związanymi z odszukaniem definicji w gąszczu ustaw nowelizujących ustawy o podatku dochodowym.

Mniej obowiązków informacyjnych, obowiązki dokumentacyjne pozostają

 Podatnik, który nie zamierza zaliczać do samochodów osobowych  pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań ustawowych w tym zakresie obowiązany jest nadal potwierdzać:

  • zaświadczeniem wydanym przez okręgową stację kontroli pojazdów, dokumentującym przeprowadzenie dodatkowego badania technicznego przez tę stację oraz
  • dowodem rejestracyjnym pojazdu, zawierającym właściwą adnotację o spełnieniu ustawowych wymagań.

Z dniem 1 stycznia 2011 r. zniesiony został obowiązek dostarczania do organu podatkowego kopii ww. zaświadczenia.

Od 1 stycznia 2011 r. nie istnieje również obowiązek pisemnego zawiadomienia organu podatkowego o okolicznościach wprowadzenia zmian, w wyniku których pojazd, dla którego wydane zostało ww. zaświadczenie, nie spełnia już ustawowych wymagań.

Samochody niebędące własnością podatnika a koszty uzyskania przychodu 

Właściwe zakwalifikowanie pojazdu samochodowego jest o tyle istotne, że jeżeli idzie o samochody inne niż osobowe, to udokumentowane wydatki z tytułu korzystania z takich samochodów w działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości5.

Inaczej jest w przypadku użytkowania samochodów osobowych – ustawodawca wprowadził istotne ograniczenia w możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów niestanowiących własności podatnika.

Jednym z tych ograniczeń jest obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów oraz potwierdzenia tej ewidencji na koniec każdego miesiąca dla celów rozliczenia kosztów uzyskania przychodów.

Faktycznie przejechane przy użyciu samochodu kilometry i stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdów6 stanowią górny limit wydatków z tytułu używania samochodów osobowych niebędących własnością podatnika, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodów7.

Co do zasady, przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca8. W ocenie organów podatkowych dotyczy to również wynajmu samochodów osobowych za granicą9.

Wyjątki od obowiązku ewidencjonowania przebiegu pojazdów

 Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie dotyczy sytuacji, w których:

  • wydatki na pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w jazdach lokalnych (tj. w granicach administracyjnych miasta lub gminy) zostały określone w wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego,
  • wydatki dotyczą kosztów używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 110.  W przypadku leasingu podatkowego nie mają bowiem zastosowania przepisy limitujące wydatki z tytułu użycia samochodu osobowego mogące stanowić koszt uzyskania przychodów11.  Może dotyczyć to także samochodów zastępczych, które są udostępniane korzystającemu w przypadku naprawy samochodu leasingowanego, o ile obowiązek taki wynika z podatkowej umowy leasingu12.

Z powyższego wynika, że kosztem uzyskania przychodów mogą być zarówno wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę z tytułu używania samochodu osobowego pracownika, jak i z tytułu używania samochodu osobowego każdej innej osoby trzeciej, jednakże po pierwsze, mogą to być tylko wydatki udokumentowane w prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdów (chyba, że samochód należy do pracownika, któremu określono miesięczny ryczałt pieniężny w jazdach lokalnych albo jest to samochód z leasingu podatkowego), a po drugie, mogą  być to tylko wydatki mieszczące się w ustawowych limitach (chyba, że jest to samochód z leasingu podatkowego i nie jest wykorzystywany przez pracownika)…

1) Art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. nr 125, poz. 1371, ze zm.).
2) Idzie tu o przepisy art. 4a pkt 9 i art. 4b ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. nr 54, poz. 654, ze zm., zwana dalej: UoPDoP) oraz art. 5a pkt 19 i art. 5c Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. nr 80, poz. 350, ze zm., zwana dalej: UoPDoF).
3) Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 102, poz. 585, zwana dalej: ustawą nowelizującą).
4) Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej, w okresie od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. ilekroć w przepisach ustaw o podatku dochodowym jest mowa o samochodzie osobowym – oznacza to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
1)       pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van;
2)       pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza  50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków;
3)    pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;
4)    pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
5)    pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku do niniejszej ustawy.
Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy nowelizującej, w przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w ust. 1 pkt 1-4, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.
5) Por. interpretacja indywidualna MF wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dn. 28 kwietnia 2009 r. nr IBPBI/1/415-94/09/AP.
6) Art. 16 ust. 4 UoPDoP precyzuje, że  ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.
7) Art. 16 ust. 30 i ust. 51 UoPDoP oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 i pkt 46 UoPDoF.
8) Art. 16 ust. 5 UoPDoP oraz art. 23 ust. 5 UoPDoF.
9) Interpretacja indywidualna MF wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dn. 2 września 2010 r. nr IBPBI/2/423-789/10/MS czy interpretacja indywidualna MF wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dn. 11 lipca 2008 r. nr IBPB3/423-297/08/AP.
10) Powyższe wynika z art. 16 ust. 3b UoPDoP.  Zgodnie zaś z art. 17a pkt 1 UoPDoP, ilekroć w rozdziale jest mowa o umowie leasingu – rozumie się przez to umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty.
11) Interpretacja indywidualna MF wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dn. 8 lipca 2011 r. nr IPTPB3/423-46/11-2/GG czy interpretacja indywidualna MF wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dn. 7 stycznia 2011 r. nr ITPB3/423-562/10/AW.
12) Interpretacja indywidualna Pomorskiego US z dn. 6 lutego 2007 r., nr DP/423-0172/06.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *