Artykuły te są podawane do konsumpcji podczas spotkań biznesowych prowadzonych w siedzibie firmy zarówno wewnętrznych – pomiędzy pracownikami jak i z kontrahentami/klientami. Czasami zdarza się, iż podmioty zapewniają także catering – dostarczany przez firmę zewnętrzną – zazwyczaj drobne przekąski lub kanapki.

Jak należy takie nakłady ująć w księgach rachunkowych? Czy są to koszty reprezentacji?

W części, która dotyczy świadczeń oferowanych kontrahentom, klientów trakcie spotkań w księgach rachunkowych nakłady te należy zaliczyć do pozostałych wydatków. Podobnie wartość zakupów artykułów spożywczych dla potrzeb sekretariatu, tj. kawy, herbaty, śmietanki do kawy, napojów niealkoholowych, słodyczy m.in. paluszki, ciastka, cukierki. Nie są one bezpośrednio związane z faktem zatrudnienia pracownika i świadczeniami mu oferowanymi np. na podstawie

• rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279) oraz
• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Zatem raczej nie powinny być ujmowane, jako świadczenia na rzecz pracowników.

Ujmując koszt w księgach rachunkowych zwracamy uwagę, iż trzeba podjąć decyzję o zaliczeniu bądź nie tych nakładów do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

A zatem kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Większość interpretacji indywidualnych wskazuje, iż jeśli tego typu wydatki nie są okazałe wystawne są nie są wydatkami w rozumieniu art 16 ust1 pkt, 28 updop, czyli mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Zwracamy jednak uwagę, że bywają stanowiska odmienne. Takie ostatnio wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej nr IPPB5/423-681/12-5/JC z dnia 9 listopada 2012 r gdzie wskazane zostało:

„Zdaniem tut. Organu wydatki na drobny poczęstunek (drobne artykuły spożywcze, kawa, herbata, mleczko, woda, napoje niealkoholowe) lub usługi cateringowe podawanych w trakcie spotkań z kontrahentami i klientami w siedzibie firmy są kosztami reprezentacji, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Podniesiona w uzasadnieniu wniosku Spółki kwestia dotycząca wystawności, okazałości poczęstunku jak i powoływanie się na standardy biznesowe i kanony kultury, w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków, jako reprezentacji, gdyż o takim charakterze decyduje związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych, jako występowanie w imieniu podatnika, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa. Rozróżnienie wydatków związanych z reprezentacją na zwyczajne, okazałe, wystawne nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.”