Osoby kierujące pionami finansowo – księgowymi jednostek starają się na bieżąco organizować efektywny system ewidencji księgowej jednak nie wszystkie sytuacje możliwe są do pełnego kontrolowania. W przypadku ewidencji księgowej obrotów na rachunkach bankowych należy pamiętać, że system krajowych rozliczeń międzybankowych jest systemem otwartym, który nie jest możliwy do kontrolowania w całości przez właściciela rachunku bankowego. Przydatnym narzędziem jest powołanie konta „przejściowego” służącego do ewidencji różnych nietypowych i niespodziewanych wpływów środków pieniężnych.
Znowelizowany plan kont jednostek zawiera konto „245 – Wpływy do wyjaśnienia”, na którym powinny być przede wszystkim ewidencjonowane wpływy z tytułu należności budżetowych. Oczywiście zapis powinien dotyczyć wyłącznie wpływów należności, których nie można w pełni zidentyfikować. W takim przypadku po uzyskaniu wpływu należy rozpocząć procedurę wyjaśniającą pozwalającą na pełne zidentyfikowanie dłużnika oraz rodzaju należności (w przypadku, gdy istnieje więcej należności od jednego podmiotu. Po zakończonym postępowaniu wyjaśniającym należy otrzymaną kwotę z konta wpływów do wyjaśnienia przeksięgować na właściwe konto analityczne należności budżetowych (konto 221 lub 226).
Niestety nie zawsze jest możliwe zidentyfikowanie należności, których dotyczy wpłata. Często różne kwoty wpływające na rachunek bieżący jednostki nie powinny tam trafić, gdyż mógł być to błąd wpłacającego. W takim przypadku kwota taka powinna być zwrócona jako nienależna do wpłacającego. Nie zawsze jest jednak możliwa pełna identyfikacja wpłacającego (rachunek wpłacającego widoczny na wyciągu może być rachunkiem pośredniczącej instytucji finansowej). Innym przypadkiem może być sytuacja, w której rachunek wpłacającego w banku korespondującym jest już zamknięty i środki ponownie wracają na rachunek bieżący jednostki. W takim przypadku można pozostawić takie środki na omawianym koncie, będzie to jednak znaczący problem w procedurze zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz inwentaryzacji i weryfikacji. Innym rozwiązaniem, które jest najczęściej stosowane jest przeksięgowanie takiej kwoty na konto przychodów jednostki. W opinii autora powinno być to wyłącznie konto „760 – Pozostałe przychody operacyjne”
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
zobacz również:
