5) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą.”Na tej podstawie kontrolujący proszą o przekazanie pisemnych informacji na temat:
a) rodzaju oprogramowania finansowo-księgowego używanego przez Spółkę (nazwa programu, nazwa producenta, wersja programu, okres od kiedy program jest używany do ewidencjowania operacji gospodarczych);
b) rodzajów formatów plików tworzonych i obsługiwanych przez program, w tym rodzaje formatów plików, z których i do których jest możliwe konwertowanie danych (przenoszenie i zapisywanie danych).
Dane te są zbierane celem opracowania tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego, który podatnik będzie obowiązany przekazywać organom podatkowym na ich żądanie. Poprzez opracowanie tego pliku organy podatkowe przygotowują się do możliwości praktycznego zastosowania nowego art. 193a ustawy Ordynacja podatkowa, który wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2016 r. Zgodnie z przedmiotowym artykułem:
§ 1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.
§ 2. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
§ 3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.”
Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu przedmiotowego aktu: „Chodzi o to, aby można było w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnić niezbędne dane merytoryczne. Intencją projektowanych rozwiązań jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności, tj. możliwości edycji ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w oparciu o powszechnie stosowany w komunikacji elektronicznej standard XML.”
Z punktu widzenia konieczności uszczelniania systemu podatkowego zmiana ta niewątpliwie jest zasadna. Tak przygotowane dane pozwolą na sprawniejsze weryfikowanie przez kontrolujących poprawności i rzetelności rozliczeń prowadzonych przez podatnika. Elektroniczne przygotowywanie danych pozwoli na przykład dokonywać sortowania danych pod kątem sprawdzenia określonych parametrów weryfikowanych w trakcie kontroli.
Na chwilę obecną nie wiadomo jeszcze, jak taki plik powinien dokładnie wyglądać. Nie wiadomo również, jak duże zmiany w obecnie użytkowanych przez podatników programach będą musiały być wykonane. Z drugiej strony jednak, część programów księgowych już umożliwia generowanie pliku, który odpowiada wymogom Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Rozwiązanie polegające na wprowadzeniu obowiązku przesyłania danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego zacznie obowiązywać z dniem 1 lipca 2016 r., przy czym ustawodawca przewidział okres przejściowy dla małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Na podstawie art. 29 ustawy nowelizującej w okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. przedsiębiorcy ci mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej Jednolitego Pliku Kontrolnego. Możliwość ta nie oznacza bezwzględnego obowiązku przekazywania danych w tym formacie. Powinność ta będzie na tychże małych i średnich przedsiębiorcach spoczywać dopiero od 1 lipca 2018 r., czyli dwa lata po tym, jak obowiązek ten dotknie dużych przedsiębiorców.
