Zgodnie z artykułem 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Zasady przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji, a także rozliczania różnic inwentaryzacyjnych powinny być określone w instrukcji inwentaryzacyjnej lub polityce rachunkowości jednostki.
Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych jest końcowym etapem inwentaryzacji i składa się ono z kilku etapów. Po przeprowadzeniu spisu z natury komisja inwentaryzacyjna dokonuje porównania danych wynikających z przeprowadzonego spisu z natury z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. Następnie komisja ustala różnice inwentaryzacyjne oraz określa na podstawie wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych przyczyny ich wystąpienia. Efektem prac komisji inwentaryzacyjnej jest protokół inwentaryzacyjny przedstawiany kierownikowi jednostki, który zawiera m.in. przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych oraz proponowany sposób ich rozliczenia. Protokół inwentaryzacyjny po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki staje się podstawą do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.
W ramach różnic inwentaryzacyjnych można wyróżnić:
- nadwyżki – występujące w sytuacji, gdy rzeczywisty stan składników majątkowych wynikający z inwentaryzacji jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych,
- niedobory – występujące w sytuacji, gdy stan składników majątkowych ustalony na podstawie inwentaryzacji jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych,
- szkody – czyli częściową lub całkowitą utratę pierwotnej wartości składnika objętego inwentaryzacją.
Sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych jest uzależniony wyłącznie od decyzji kierownika jednostki. Jednostka może uznać także stwierdzone w trakcie inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne jako nieistotne. Jednakże należy wziąć pod uwagę fakt, iż wysokość występujących w jednostce różnic inwentaryzacyjnych może świadczyć o funkcjonowaniu systemu ewidencyjnego, a także systemie kontroli wewnętrznej, dlatego jednostki powinny podejmować działania mające na celu minimalizacje występujących różnic inwentaryzacyjnych.
