Art. 16 ust. 2 ustawy o CIT wskazuje, że nieściągalność wierzytelności może być udokumentowana m.in. postanowieniem o nieściągalności organu postępowania egzekucyjnego uznanym przez wierzyciela w zakresie jego zgodności ze stanem faktycznym, bądź postanowieniem sądu wydanym w toku postępowania upadłościowego i spowodowanym brakiem odpowiedniego majątku dłużnika (np. postanowieniem o umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania).
Biorąc pod uwagę, że na uzyskanie postanowienia sądu, bądź organu egzekucyjnego dokumentującego nieściągalność wierzytelności trzeba czekać wiele miesięcy, w praktyce może dojść do sytuacji, w której podatnik w danym roku podatkowym dokonał odpisu w ewidencji księgowej wierzytelności jako nieściągalnej, natomiast odpowiednie postanowienie dokumentujące nieściągalność wierzytelności uzyskał dopiero w kolejnych latach podatkowych.
W takiej sytuacji, uznając nieściągalne wierzytelności za koszty pośrednio związane z przychodami, należy zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym, w którym zostały one poniesione zgodnie z art. 16 ust. 4d ustawy o CIT.
Z kolei za moment poniesienia kosztu w odniesieniu do nieściągalnej wierzytelności, w sytuacji w której do jej udokumentowania oraz do odpisania w poczet kosztów w ewidencji rachunkowej doszło w różnych latach podatkowych, należy uznać moment wystąpienia późniejszego z tych zdarzeń. Przykładowo, gdy najpierw dokonano ewidencyjnego odpisania wierzytelności do kosztów, a dopiero w kolejnym roku podatkowym nastąpiło udokumentowanie jej nieściągalności odpowiednim postanowieniem sądu, to tę wierzytelność zalicza się do kosztów uzyskania przychodów dopiero w roku, w którym nastąpiło udokumentowanie jej nieściągalności.
Taki sposób określenia momentu zaliczenia do kosztów podatkowych udokumentowanych nieściągalnych wierzytelności potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 10 stycznia 2013 roku (znak ITPB3/423-593/12/AM) oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 9 listopada 2011 roku (znak ILPB4/423-383/11-4/DS).
Na koniec należy podkreślić, że termin zaliczenia nieściągalnych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów ograniczony jest przepisem art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT, zgodnie z którym nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wierzytelności odpisane jako przedawnione.
