Znaczący zapas środków pieniężnych zdeponowanych w kasie jednostki rodzi poważne ryzyko związane z fizycznym bezpieczeństwem utraty tychże środków (włamania i rozboje). Najczęstszym rozwiązaniem jest utrzymywanie gotówki w kasie na pewnym określonym poziomie (np. 50 tys. zł) wraz z odpowiednią procedurą przekazywania nadwyżki środków pieniężnych do banku prowadzącego rachunek bieżący.
Transport nadwyżki środków pieniężnych w większości jednostek realizowany jest przy współpracy z wyspecjalizowanymi agencjami ochrony. Jednocześnie w momencie wydania środków z kasy, aż do momentu uzyskania potwierdzenia z banku o zaewidencjonowaniu na wskazanym rachunku bieżącym (na podstawie kolejnego wyciągu bankowego) przekazane środki powinny być zaewidencjonowane na koncie 141 – „Środki pieniężne w drodze”. Po uzyskaniu potwierdzenia wyciągiem bankowym otwarta pozycja na koncie 141 zamykana jest w korespondencji z kontem 130 – „Rachunek bieżący jednostki”. Bank prowadzący rachunek bieżący może dokonać odpowiedniej ewidencji po upływie nawet 48 godzin od przekazania środków (komisyjne sprawdzenie wysokości i autentyczności przekazanych środków).
Nadwyżki środków pieniężnych przekazywane najczęściej za pośrednictwem tzw. „wrzutni nocnej” (specjalna usługa bankowa) to nie jedyny przypadek w działalności jednostek budżetowych, który powoduje występowanie otwartych pozycji na koncie 141 – „Środki pieniężne w drodze”. Na koncie tym mogą pojawić się zapisy związane z przekazaniem do realizacji przez bank środków zaewidencjonowanych na koncie 140 – „Inne środki pieniężne”. Plan kont przewiduje ewidencję innych środków pieniężnych w postaci otrzymanych czeków i weksli (na koncie tym nie są ewidencjonowane weksle „in blanco”) będących alternatywną formą realizacji zobowiązań przez dłużników jednostki (rozwiązanie takie stosowane jest niezmiernie rzadko, gdyż większość jednostek nie przewiduje takiej formy płatności). Przekazując weksle lub czeki do realizacji w banku należy otworzyć pozycję na koncie 141 – „Środki pieniężne w drodze”. Zamknięcie pozycji następuje natomiast po otrzymaniu wyciągu bankowego w korespondencji z kontem 130 – „Rachunek bieżący jednostki”.
Podstawa prawna:
Podstawa prawna:
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
zobacz również:
