Wnioski o zwrot podatku VAT podmiotom zagranicznym często nie zawierają wszystkich nie-zbędnych dokumentów, które powinny być złożone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finan-sów z dnia 23 kwietnia 2004 r. regulującym zwrot VAT podmiotom zagranicznym [dalej: rozpo-rządzenie]
1. Brak zaświadczenia wskazującego, że podmiot wnioskujący o zwrot VAT jest zareje-strowany jako podatnik VAT w państwie jego miejsca zamieszkania, siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności. Zaświadczenie takie jest ważne przez rok od daty jego wydania.
2. Brak tłumaczenia przysięgłego na język polski ww. zaświadczenia. Zaświadczenie wydane w języku obcym powinno być przetłumaczone na język polski.
3. Brak określenia rodzaju prowadzonej działalności w ww. zaświadczeniu. Dostar-czenie przez podmiot zagraniczny powyższej informacji jest niezbędne do oceny, czy dany podmiot jest podmiotem uprawnionym do zwrotu podatku VAT w rozumieniu przepisów rozporządzenia.
4. Brak właściwego formularza. Zgodnie z ww. rozporządzeniem wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia.
5. Brak oryginałów faktur. Zgodnie z ww. rozporządzeniem do wniosku dołącza się ory-ginały faktur oraz dokumentów celnych, z których wynikają wnioskowane kwoty zwrotu podatku VAT.
6. Brak nazwy i adresu banku wraz z numerem rachunku bankowego w formacie IBAN. Zgodnie z ww. rozporządzenia zwrot podatku VAT jest dokonywany w złotych pol-skich na rachunek bankowy podmiotu uprawnionego w kraju lub w kraju jego siedziby albo miejsca zamieszkania lub stałego miejsca prowadzenia działalności. Ponadto zarządzenie nr 5/2002 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 6 maja 2002 r. w sprawie sposobu nu-meracji rachunków bankowych prowadzonych w bankach nakłada od dnia 1 lipca 2004 r. wymóg stosowania międzynarodowego identyfikatora rachunku bankowego IBAN (Interna-tional Bank Account Numer) do identyfikacji rachunku bankowego w płatnościach transgranicznych.
Standardową praktyką organów podatkowych przy stwierdzeniu braków formalnych jest wyzna-czenie siedmiodniowego terminu do uzupełnienia braków formalnych wniosku pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Wezwania Naczelnika US przesyłane są do podmio-tów zagranicznych w języku polskim.
Siedmiodniowy termin do uzupełnienia braków formalnych wniosku, o którym mowa w art. 169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa jest terminem ustawowym zawitym. Uchybienie temu terminu powoduje, iż dokonanie czynności jest bezskuteczne prawnie i w takiej sytuacji organ podatkowy jest uprawniony do pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.
Dotrzymanie wspomnianego terminu często okazuje się dla podmiotów zagranicznych trudne do zrealizowania. Szczególnie, gdy wezwanie dotyczy konieczności dostarczenia zaświadczenia od organów skarbowych państwa siedziby wnioskodawcy bądź tłumaczenia przysięgłego tego zaświadczenia. Podmiot zagraniczny otrzymując dokument w języku obcym, tj. języku obcym dla podmiotu zagranicznego, jest zmuszony w pierwszej kolejności dokonać stosownego tłumaczenia tego dokumentu. Zgromadzenie niezbędnych dokumentów może okazać się czynnością czasochłonną i może automatycznie przełożyć się na niedotrzymanie terminu określonego w wezwaniu.
Sposobem na unikniecie ww. negatywnych konsekwencji w postaci pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia jest złożenie wniosku o przywrócenie terminu na podstawie art. 162 Ordynacji podatkowej. Wniosek taki powinien być złożony w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi, gdy wnioskodawca uprawdopodobni (przedstawi wiarygodne okoliczno-ści), że naruszenie nastąpiło bez jego winy oraz jednocześnie dokona czynności, dla których był określony ten termin.
Podsumowując należy stwierdzić, iż polskie organy prezentują bardzo formalne podejście do złożonych wniosków o zwrot VAT, a nieprawidłowości w złożonych dokumentach często stanowią powód ich odrzucenia. Dlatego też niezwykle istotna jest formalna poprawność wniosków o zwrot VAT.