W poprzedniej części wskazaliśmy regulacje prawne – ustawę i rozporządzenia regulujące zasady funkcjonowania systemu. W tej części zaprezentowane zostaną zasady ujmowania kaucji wniesionej za urządzenie i koszty ewentualnej jego utraty.

Podmiot zobowiązany do korzystania z systemu viaTOLL i uiszczania opłat elektronicznych, musi zainstalować wewnątrz pojazdu urządzenie pokładowe, które będzie wykorzystywane do naliczania opłat elektronicznych. Urządzenie to określane jest jako zwane viaBOX. Użytkownik otrzyma je po zarejestrowaniu pojazdu w systemie viaTOLL, po podpisaniu umowy oraz  wpłaceniu kaucji. Obecnie kaucja wynosi 120 złotych i powinna być ujęta w księgach rachunkowych zapisami:

• Wn Pozostałe rozrachunki – kaucja za urządzenie viaBOX
• Ma Rachunek bankowy albo Kasa w zależności od sposobu uiszczenia zapłaty.

Kaucja ta będzie zwracana jest użytkownikowi w chwili zdania tego urządzenia. Warunkiem jednak otrzymania zwrotu kaucji jest brak zaległości w płatnościach z tytułu opłaty elektronicznej. Zwracane Urządzenie musi być sprawne.
Zwrot kaucji ewidencjonowany jest zapisem:

• Wn Rachunek bankowy (Kasa)
• Ma Pozostałe rozrachunki – kaucja za urządzenie viaBOX

Jeśli urządzenie zostanie uszkodzone z winy użytkownika, kaucja nie zostanie zwrócona i wtedy przepada. Podobnie będzie również w przypadku kradzieży bądź zagubienia urządzenia.
W takiej sytuacji jej wartość kaucji należy ująć zgodnie z art. 3 ust 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości  w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

• Wn Pozostałe koszty operacyjne
• Ma Pozostałe rozrachunki – kaucja za urządzenie viaBOX