Jedną z przyczyn takiej sytuacji jest obowiązek ewidencyjny związany m.in. z rozliczaniem projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków UE.

Zamknięcie roku i czynności związane z przygotowaniem wiarygodnego sprawozdania finansowego następują jednak znacznie wcześniej niż początek nowego roku. Czynności przygotowawcze i faktyczne odbywają się nawet przez ostatni kwartał roku zamykanego (np. inwentaryzacja). Typowa procedura zamknięcia roku powinna przebiegać w następujących etapach:

1) inwentaryzacja aktywów i pasywów;
2) rozliczenie niedoborów poprzez obciążenie pracowników lub kompensatę;
3) przeksięgowanie pozostałych niedoborów w ciężar kosztów;
4) rozliczenie nadwyżek;
5) rozliczenie i weryfikacja poniesionych wydatków inwestycyjnych
6) wycena należności wraz z utworzeniem lub rozwiązaniem odpisów aktualizujących;
7) weryfikacja wydatków i dochodów budżetowych oraz funduszu jednostki;
8) rozliczenie i weryfikacja odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;
9) ewidencja i rozliczenie wydatków finansowanych ze środków UE

a. wynik finansowych funduszy pomocowych,
b. rozliczenie budżetu roku bieżącego,
c. przeksięgowania wyniku z tytułu wydatków niekwalifikowanych
d. ewidencja dochodów;

10) rozliczenie dotacji celowej
11) rozliczenie i ewidencja rozliczeń międzyokresowych;
12) zamknięcie ksiąg rachunkowych;
13) sporządzenie sprawozdań  budżetowych;
14) przygotowanie sprawozdania finansowego.

Przygotowane w ten sposób sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organy statutowe danej jednostki. Należy pamiętać również, że odpowiedzialność za przygotowanie wiarygodnego sprawozdania finansowego ciąży nie tylko na służbach finansowo księgowych. Większość ze wskazanych powyżej czynności wykonywana jest przez różne komórki organizacyjne często znajdujące się poza pionem Skarbnika. Prawidłowe zamknięcie roku musi zostać przeprowadzone przy współpracy i wsparciu całej jednostki. Sytuacja taka ma również odzwierciedlenie w przepisach porządkowych, które przewidują odpowiedzialność karną kierownika jednostki za przygotowanie niewłaściwego sprawozdania finansowego.

Podstawa prawna:
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Ustawa 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych