Dopłaty do wypoczynku mogą być sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), o czym mówi art. 2 pkt 1 ustawy  z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Założeniem ZFŚS jest bowiem przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz innych dopłat w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu. Ustawa o ZFŚS  nie określa natomiast, jakie formy wypoczynku mieszczą się w definicji działalności socjalnej, ani też nie wyznacza zasad przyznawania środków z Funduszu, decyduje o tym zakładowe prawo socjalne (regulamin) obowiązujący  w danym zakładzie pracy (art. 8 ust 2 ustawy o ZFŚS).

Opodatkowanie i oskładkowanie  dopłat do wypoczynku
Świadczenia pieniężne w postaci dofinansowania do wczasów zorganizowanych przez pracownika we własnym zakresie (łącznie z pozostałymi świadczeniami pieniężnymi i rzeczowymi) są wolne od podatku do kwoty PLN 380 w roku podatkowym. Jeżeli wartość świadczenia przekracza tę kwotę, wówczas nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).
Dopłaty do wypoczynku, które są sfinansowane ze środków ZFŚS, zwolnione są w całości ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (§ 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998).
Ewidencja księgowa dopłat do wczasów pracowniczych

Przykład

Założenia:

1. Regulamin ZFŚS obowiązujący w danym zakładzie pracy przewiduje zwrot pracownikom części wydatków poniesionych na zorganizowanie wypoczynku.

2. Pracownik przedstawił dokumenty potwierdzające wydatki na zakup wczasów w kwocie: PLN 6.000 dla całej rodziny (4 osoby uprawnione do świadczeń z ZFŚS).

3. Zgodnie z regulaminem ZFŚS, pracownikowi przysługuje dofinansowanie ze środków funduszu w wysokości 40% poniesionych wydatków: (6.000 zł x 40%) = PLN 2.400, nie więcej jednak niż PLN 400 na osobę uprawnioną: (4 osoby x 400) = PLN 1.600. Komisja przyznała zatem świadczenie w kwocie: PLN 1.600.

4. Jest to pierwsze świadczenie otrzymane przez pracownika w 2010 r. z ZFŚS.

5. Ustalenie podstawy opodatkowania oraz kwoty zaliczki na podatek dochodowy:

a) kwota nieobjęta zwolnieniem z podatku dochodowego: (1.600 – 380) = PLN 1.220,
b) kwota zaliczki na podatek dochodowy: (1.220 × 18%) = PLN 220 (w zaokrągleniu do pełnych złotych),
c) kwota przekazana na rachunek pracownika: (1.600 – 220) = 1.380 PLN.

Dekretacja:

1. PK – przyznanie dofinansowania do wypoczynku ze środków ZFŚS – kwota brutto

WN 850 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” – PLN 1.600
MA 234 „Inne rozrachunki z pracownikami”  – PLN 1.600

2. PK – potrącenie kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych: (1.220 zł × 18%) = PLN 220

WN 234  „Inne rozrachunki z pracownikami”– PLN 220
MA 220 „Rozrachunki publiczno – prawne” – PLN 220

3. WB – wypłata pracownikowi kwoty dofinansowania pomniejszonej o zaliczkę na podatek dochodowy: (1.600 – 220) =PLN 1.380

WN 234 „Inne rozrachunki z pracownikami”– PLN 1.380
MA 135 „ Rachunek ZFŚS” – PLN 1.380

4. WB – zapłata zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych:

WN 220 „Rozrachunki publiczno – prawne” – PLN 220
MA 135 „ Rachunek ZFŚS” – PLN 220