Obowiązki pracodawcy w zakresie ewidencji czasu pracy

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy, która nie może być zastąpiona przez listę obecności, gdyż stanowi jedynie potwierdzenie przybycia do pracy danego pracownika.

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników bez względu na ich liczbę oraz niezależnie od stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy jest zobowiązany do prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla swoich pracowników. Ustawodawca statuuje obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika dla celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.). Faktycznie jest to nałożony na każdego pracodawcę obowiązek, polegający na dokumentowaniu czasu, w którym pracownik pozostaje w jego dyspozycji. Zgodnie z treścią art. 149 § 2 k.p. obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy nie dotyczy następujących grup pracowników:

– zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy,
– zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
– otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Niestety w praktyce nie funkcjonuje żaden powszechny wzór karty ewidencji czasu pracy, który z pewnością ujednoliciłby sposób prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie zawiera rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, którego § 8 wskazuję, że pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

1. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

2. imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

3. kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Karta ewidencji jest dokumentem, który uwzględniając szczegółowe wytyczne określa rzeczywisty czas, jaki dany pracownik przepracował, poprzez wpis w poszczególnych rubrykach, określających liczbę godzin pracy w poszczególnych dobach. Prawidłowe i rzetelne prowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy jest nie tylko obowiązkiem pracodawcy, ale może się okazać również bezcenne pod kątem dowodowym podczas ewentualnego sporu sądowego. W przypadku nie spełnienia przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku ewidencjonowania czasu pracy swoich pracowników, podlega on odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Na mocy treści art. 281 pkt. 6 k.p. wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Od ewidencji czasu pracy należy odróżnić potwierdzania przybycia do pracy, które może występować w dowolnej formie. Ustawodawca pozostawił pracodawcy możliwość wyboru, w jaki sposób będzie odnotowywał przybycie i obecność w pracy swoich pracowników. Najbardziej spopularyzowaną metodą jest własnoręczne podpisywanie przez pracowników list obecności, prowadzonych w tradycyjnej formie papierowej. Jednakże z zależności od rozwiązań technologicznych preferowanych przez danego pracodawcę możliwe jest również stosowanie w danym zakładzie pracy kart zbliżeniowych czy logowanie w systemach komputerowych. Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek wskazania, w jaki sposób pracownicy potwierdzają swoje przybycie i obecność w pracy. Na ogół postanowienie w tym zakresie określa regulamin pracy. Jednakże w sytuacji braku takiego regulaminu (u pracodawcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników bądź objętych układem zbiorowym pracy) pracodawca informuje pracowników na piśmie o sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracy.

Karta ewidencji czasu pracy jest odrębnym aniżeli lista obecności dokumentem. Pracodawca zobligowany jest do prowadzenia karty ewidencji zgodnie z wymogami wskazanymi przez właściwe przepisy prawa. Natomiast o sposobie i formie potwierdzania przez pracowników swojego przybycia do pracy decyduje pracodawca.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *