Najważniejsze znaczenie w ewidencji księgowej ma konto 080 — „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, które jest niezbędne w procedurze przyjęcia środka do użytkowania. Zadania inwestycyjne w zakresie pozyskania nowych środków trwałych często są realizowane w długich odstępach czasowych, często przekraczających okres roku obrotowego. Problemem w przypadku środków trwałych w budowie jest sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, gdyż należy zastosować dwie metody inwentaryzacji.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzację „maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury”. W niektórych przypadkach nie jest to możliwe, gdyż pozyskanie informacji o składnikach środków trwałych w budowie może wiązać się z wejściem na teren faktycznej budowy. Może to być znaczącym zagrożeniem dla członków komisji inwentaryzacyjnej. W takim przypadku należy zastosować przepis ustawy: „środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony …drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników”. Podczas weryfikacji tych środków należałoby uzyskać oświadczenie nadzorującego budowę zamontowaniu wcześniej zakupionych urządzeń.
Problemem dla komisji inwentaryzacyjnej może również być spisanie i wycena maszyny, która częściowo zamontowana. Członkowie komisji spisowej nie zawsze mają wiedzę fachową pozwalającą na faktyczną ocenę stopnia zaawansowania prac. W takim przypadku również potrzebny jest kontakt z osobą powołaną do nadzoru tej inwestycji. Wycena takiego składnika opiera się na sumie faktur cząstkowych dotyczących tego składnika oraz dotychczas poniesionej na rzecz danego składnika robocizny, jeżeli w montażu brali udział pracownicy jednostki (jeżeli nie, w wycenie nie ujmuje się kosztów robocizny).
Również zadania (nakłady pieniężne i inne koszty) związane z ulepszeniem istniejących środków trwałych są ewidencjonowane na koncie 080. Inwentaryzacja takich składników jest również znaczącym problemem. Zazwyczaj modernizacja wykonywana jest przez zewnętrzne jednostki, które fakturują kolejne etapy prac. W takim przypadku weryfikacja polega przede wszystkim, na sprawdzeniu zapisów na koncie danego zadania inwestycyjnego z otrzymanymi fakturami. Kluczowym elementem sprawdzenia jest adnotacja o kontroli merytorycznej zaksięgowanej faktury. Nadzorca zadania inwestycyjnego potwierdzając przeprowadzenie kontroli potwierdza, że zafakturowane roboty zostały wykonane. W przypadku braku takiej adnotacji, komisja inwentaryzacyjna powinna przyjąć oświadczenie od nadzorcy zadania potwierdzające wykonanie zafakturowanych prac.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
zobacz również:
