Nie muszą czekać, aż w połowie lutego Prezes GUS ogłosi komunikat o wysokości wynagrodzenia będące podstawą naliczania odpisów, ponieważ w 2013 roku po raz kolejny będziemy dokonywać odpisów na podstawie wynagrodzenia z II półrocza 2010 r. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w drugim półroczu 2010 r. wyniosło 2917,14 zł.  Oznacza to, iż w 2013 roku odpis podstawowy na jednego pracownika w przeliczeniu na pełen etat wynosi 37,5% z 2917,14 zł, czyli 1.093,93 zł.  Wynika to ze zmiany ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Przykład ujęcia w księgach rachunkowych odpisu

Jednostka prowadzi rachunek kosztów w zespole 4 i 5. Planowana wielkość zatrudnienia to 100 osób, przy czym 15 to osoby administracji a reszta wydziałów produkcyjnych.

Obliczenie planowanego odpisu na 2013r 100 osób x 1.093,93 zł = 109.393,00zł w tym dotyczący

• działalności administracyjnej 15 x 1.093,93zł = 16.408,95 zł
• Działalności produkcyjnej 85 x 1.093,93 zł = 92.984,05 zł

1. Naliczenie całorocznego odpisu na ZFŚS w koszty działalności operacyjnej

• – Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 109.393,00zł
• – Ma Fundusze specjalne – ZFŚS 109.393,00zł

2. Zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie

• – Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów 109.393,00zł
• – Ma Rozliczenie kosztów 109.393,00zł

3. Przeksięgowanie w koszty części odpisu przypadającej na dany miesiąc 1/12 z 109.393,00zł = 9116,08 zł

• Wn Koszty zarządu – 1309,80 zł
• Wn Koszty produkcyjne – pośrednie – 7422,20 zł,
• Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 9116,08

Warto oczywiście przypomnieć, iż zgodnie z ustawą z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) równowartość dokonanych odpisów podstawowych i zwiększeń wynikających z ustawy o ZFŚS naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie:

– do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą, co najmniej 75% równowartości odpisów
– do dnia 30 września tego roku pozostała część.

Dokonanie tej czynności jest jednym z warunków zaliczenia odpisów do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba, bowiem pamiętać o dwóch zasadach przy podatkowym uwzględnianiu tych odpisów:

– równowartość odpisów musi zostać przekazana na wyodrębniony rachunek bankowy ( art. 16 ust1 pkt 9 updof i art. 23 ust 1 pkt 7 updof)
– dodatkowe kwoty odpisów, jeśli są dokonywane, muszą wynikać z obowiązującego w jednostce regulaminu, który został przyjęty zgodnie z zasadami wynikającymi z prawa pracy.

Trzeba podkreślić, iż wartość odpisów ujętych, jako koszty w księgach rachunkowych nie ma znaczenia dla możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Podstawa prawna
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).