Przedawnienie zobowiązania spowoduje, że dłużnik nie będzie miał już obowiązku zapłaty. Oznacza to, że z chwilą przedawnienia zobowiązanie należy wyksięgować z ksiąg rachunkowych jednostki.
Weryfikacja, które zobowiązania należy wyłączyć z ksiąg rachunkowych jak przedawnione najczęściej następuje w toku prac inwentaryzacyjnych. Obowiązkiem jednostki jest dokonanie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów – w tym zobowiązań. Właściwą metoda inwentaryzacji jest tu metoda weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową.
Wartość przedawnionego zobowiązania nie powinna zostać wykazana w bilansie, więc najpóźniej na dzień bilansowy należy dokonać usunięcia przedawnionych zobowiązań z ewidencji księgowej.
Wyłączenia z ksiąg rachunkowych przedawnionego zobowiązania należy dokonać na podstawie dowodu Polecenie Księgowania. Przedawnione zobowiązania zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 32 lit. d) ustawy o rachunkowości. Zapis księgowy będzie następujący:
- Wn „Rozrachunki z dostawcami”
- Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
Jeśli wcześniej wartość zobowiązania była podwyższana o odsetki zaliczone uprzednio do kosztów finansowych to w chwili wyksięgowania kwoty głównej także odsetki należy wyłączyć zapisem:
- Wn „Rozrachunki z dostawcami”
- Ma „Przychody finansowe”.
Tak samo należy dokonać wyłączenia z ksiąg rachunkowych zobowiązań, które zostały jednostce umorzone przez kontrahentów. Warto pamiętać, że umorzeniu ze strony kontrahenta może podlegać zarówno zobowiązanie główne, jak i związane z nim odsetki.
Dla zwolnionego z długu wartość przedawnionych zobowiązań stanowi przychód podatkowy co wynika z art. 12 ust. 1 pkt. 3 lit. a) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z poźn. zm.) Przychód podatkowy powstaje w dacie przedawnienia zobowiązania.
Podstawa prawna
art. 12 ust. 1 pkt. 3 lit. a) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z poźn. zm.)
art. 3 ust 1 pkt. 20 i pkt. 32, art. 28 ust 1 pkt. 8, art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 152 ze zm)