Faktury wystawiane w formacie elektronicznym (e-faktury)

Głównym założeniem dyrektywy fakturowej jest zrównanie traktowania faktur papierowych z fakturami elektronicznymi poprzez zmienienie aktualnych wymogów VAT dotyczących fakturowania elektronicznego po to, aby zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody, głównie administracyjne, z którymi borykają się przedsiębiorcy. Założenie to ma na celu pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty administracyjne związane z fakturowaniem papierowym oraz zwiększyć konkurencyjność przedsiębiorców.

Wytyczną dyrektywy fakturowej jest również równe traktowanie faktur papierowych i elektronicznych przez organy podatkowe. Ich uprawnienia kontrolne oraz prawa i obowiązki podatników powinny mieć zastosowanie w równym stopniu, niezależnie od tego, czy podatnik wybierze wystawianie faktur papierowych czy faktur elektronicznych.

Założeniem niezmiennym i podstawowym jest, iż faktury (niezależnie od wybranej przez przedsiębiorcy formy ich wystawienia) muszą odzwierciedlać transakcje faktycznie dokonane, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność oraz czytelność.
Autentyczność i integralność faktur elektronicznych przedsiębiorca może zapewnić poprzez zastosowanie niektórych istniejących technologii informatycznych, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Z uwagi jednak na istnienie innych technologii zapewniających wypełnienie tych kryteriów, przedsiębiorca może dowolnie wybrać metodę/ technologię, która umożliwi zapewnienie autentyczności i integralności fakturowania elektronicznego.

Zgodnie z przepisami  unijnymi fakturowanie podlega przepisom kraju dostawy lub usług  (czyli miejsce opodatkowania świadczenia determinuje zasady fakturowania). Od tej zasady ogólnej przewidziany jest wyjątek: fakturowanie podlega przepisom kraju siedziby dostawcy lub usługodawcy (bądź kraju, w którym posiada on stałe miejsce prowadzenia działalności, z którego wykonywana jest dostawa) gdy:

– dostawca lub usługodawca nie ma siedziby w kraju opodatkowania dostawy lub jego przedsiębiorstwo w kraju opodatkowania dostawy nie uczestniczy w transakcji, a obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nabywcy bądź usługobiorcy (wyjątkiem kolejnym jest samofakturowanie, w którym nabywca lub usługobiorca stosuje przepisy dotyczące fakturowania właściwe dla kraju opodatkowania dostawy);
– miejsce opodatkowania dostawy towarów lub świadczenia usług jest poza obszarem Wspólnoty Europejskiej.

Dyrektywa fakturowa określa, iż fakturą elektroniczną będzie każda faktura, która zawiera informacje wymagane w dyrektywie, która jest wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Polskie przepisy w zakresie fakturowania elektronicznego zostały dostosowane do przepisów unijnych. Należy również wskazać, iż co do zasady przepisy te są zgodne z przepisami unijnymi. Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. (Dz.U.10.249.1661) w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktury mogą być przesyłane (w tym udostępniane) w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem:

– uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę;
– zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Akceptacja na otrzymywanie faktur elektronicznych wyrażona przez odbiorcę faktur (a także cofnięcie uprzedniej akceptacji) może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Cofnięcie akceptacji skutkuje utratą prawa do przesyłania danemu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu otrzymania powiadomienia od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Strony transakcji mogą uzgodnić późniejszy termin utraty prawa do przesyłania e-faktur (maksymalnie do 30 dni);
[page_break]
Istotnymi pojęciami definiującymi faktury elektroniczne jest:

– autentyczność pochodzenia faktury – oznaczającą pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
– integralność treści faktury – oznaczającą brak możliwości zmiany danych, które powinna zawierać faktura.

Sposób zachowania autentyczności i integralności faktury

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania

– bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, lub
– EDI (elektronicznej wymiany danych), jeśli zawarta umowa dotycząca EDI przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Reasumując, każda forma elektronicznego przesyłania faktury (np. faktura w PDF przesłana e-mail’em) jest dozwolona, jeśli tylko odbiorca faktury ma pewność co do wystawcy/dostawcy oraz jeśli dane wskazane na fakturze nie ulegną modyfikacji podczas przesyłania faktury.

Co ważne autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury powinna zostać zapewniona od dnia wystawienia do końca okresu przechowywania faktury. Istotną kwestią tym zakresie jest fakt, iż to przedsiębiorca określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (przepisy polskie śladem unijnych przewidują dowolność kontroli biznesowych mających na celu sprawdzenie wiarygodności pomiędzy fakturą a dostawą). W tym celu mogą być wykorzystane kontrole biznesowe, które zapewnią ustalenie wiarygodnych ścieżek audytu  między fakturami a transakcjami, tak aby każda faktura (czy to w formie papierowej, czy też elektronicznej) spełniała kryteria autentyczności, integralności i czytelności.

Zgodnie z polskimi regulacjami, przesyłane (przechowywane i udostępniane) w formie elektronicznej mogą być:

– faktury pierwotne;
– faktury korygujące;
– duplikaty faktur i faktur korygujących;
– noty korygujące;
– faktury wewnętrzne.

Faktury przesyłane w formie elektronicznej mogą dotyczyć zarówno sprzedaży na rzecz podatników VAT, jak i sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Korekty do faktur przesłanych w formie papierowej oraz duplikaty faktur/ faktur korygujących mogą być przesłane zarówno w formie elektronicznej jak i tradycyjnej.  Podobnie faktury korygujące do faktur pierwotnych przesłanych w formie elektronicznej mogą być przesłane w dowolnej formie (zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej).

Przesyłanie e-faktur temu samemu odbiorcy

Wysyłając temu samemu odbiorcy jednocześnie kilka faktur w formie elektronicznej,  wystawca może podać tylko raz dane wspólne dla tych wszystkich faktur. Warunkiem jest jednak, aby dla każdej faktury przedmiotowe dane wspólne były dostępne.

Elementy e-faktury

W przepisach brak jest szczególnych różnic dotyczących treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej oraz faktur przesyłanych w formie papierowej. Faktury przesyłane w formie elektronicznej powinny zawierać więc te same elementy co faktury przesyłane w formie papierowej.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. został zniesiony obowiązek wskazywania na fakturze oznaczenia „ORYGINAŁ” / „KOPIA” (dotyczy to zarówno faktur tradycyjnych jak i e-faktur). Z dniem 1 stycznia 2011 r. został uchylony punkt 2 paragrafu 19 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (rozporządzenia MF w sprawie wystawiania faktur).

Egzemplarze e-faktur

Do faktur przesyłanym w formie elektronicznej nie ma zastosowania, iż faktury i faktury korygujące wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach – oryginał otrzymuje nabywca, zaś kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku e- faktur sprzedawca przesyła (udostępnia) faktury nabywcy, zachowując jednocześnie te faktury w swojej dokumentacji (reguluje to punkt 3 paragrafu 19 rozporządzenia MF w sprawie wystawiania faktur).

Moment otrzymania e-faktury

Moment otrzymania e-faktury determinuje termin odliczenia podatku VAT naliczonego u nabywcy.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *