Regulamin pracy określa organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Jest to akt prawa wewnętrznego, dlatego też wskazane jest, aby strony stosunku pracy mogły uczestniczyć przy jego zmianie.
Pracodawca ustala nową treść regulaminu pracy, po czym podejmuje procedurę jego wdrożenia. Dokument Regulaminu Pracy musi zostać wprowadzony także przy udziale pracowników (związków zawodowych).
Regulamin pracy zgodnie z art. 1042 Kodeksu Pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Dopiero w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, (a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa), regulamin pracy ustala sam pracodawca.
Uzgodnienie treści regulaminu powinno nastąpić w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy. Pracodawca ustala więc projekt regulaminu, po czym przesyła go przedstawicielom związku zawodowego, w celu wydania przez nich opinii w jego przedmiocie. Uwagi związku zawodowego są przekazywane pracodawcy. Udział związku zawodowego może mieć miejsce również na etapie tworzenia projektu regulaminu.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca po ustaleniu i ewentualnym uzgodnieniu treści regulaminu powinien umożliwić wszystkim pracownikom zapoznanie się z nim. Jednocześnie należy zaznaczyć, że warunkiem rozpoczęcia biegu 2-tygodniowego terminu nie jest bezwarunkowe zapoznanie się z regulaminem wszystkich pracowników, w tym zakresie pracodawca może odebrać od wszystkich pracowników pisemne oświadczenia.
Pracodawca jest dodatkowo zobowiązany powiadamiać pracowników o wejściu regulaminu pracy w życie, o zmianach dotyczących regulaminu oraz o jego ewentualnym uchyleniu.
Należy także pamiętać, że istotna zmiana regulaminu pracy może powodować konieczność przeprowadzenia konsultacji z radą pracowników. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz. U. nr 79, poz. 550), pracodawca przekazuje radzie pracowników informacje dotyczące m.in. działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Dodatkowo w tych sprawach powinny zostać przeprowadzone konsultacje z radą.
2) Regulamin Wynagradzania;
Aby regulamin wynagradzania zaczął obowiązać, należy podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Po dwóch tygodniach od ogłoszenia regulamin wchodzi w życie.
Należy jednak wskazać, iż w przypadku, gdy Regulamin Wynagradzania wprowadza mniej korzystne dla pracowników niż obowiązujące do tej pory warunki wynagradzania, niezbędne jest zawarcie z pracownikami porozumień o zmianie warunków wynagradzania albo wypowiedzenie pracownikowi warunków pracy i płacy (art. 24113 k.p. w zw. z art. 772 § 5 KP. oraz art. 42 KP). Jeśli pracodawca tego nie uczyni, pracownik będzie miał prawo domagać się wypłaty wynagrodzenia na zasadach ustalonych przed wprowadzeniem nowego regulaminu. Natomiast korzystne dla pracowników zmiany warunków wynagradzania nie wymagają dla swej skuteczności żadnych dodatkowych czynności ze strony pracodawcy. Obowiązują one automatycznie, z chwilą wejścia w życie regulaminu.