Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników bez względu na ich liczbę oraz niezależnie od stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy jest zobowiązany do prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla swoich pracowników. Ustawodawca statuuje obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika dla celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.). Faktycznie jest to nałożony na każdego pracodawcę obowiązek, polegający na dokumentowaniu czasu, w którym pracownik pozostaje w jego dyspozycji. Zgodnie z treścią art. 149 § 2 k.p. obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy nie dotyczy następujących grup pracowników:

– zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy,

– zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

– otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Niestety w praktyce nie funkcjonuje żaden powszechny wzór karty ewidencji czasu pracy, który z pewnością ujednoliciłby sposób prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie zawiera rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, którego § 8 wskazuję, że pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

1. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

2. imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

3. kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Karta ewidencji jest dokumentem, który uwzględniając szczegółowe wytyczne określa rzeczywisty czas, jaki dany pracownik przepracował, poprzez wpis w poszczególnych rubrykach, określających liczbę godzin pracy w poszczególnych dobach. Prawidłowe i rzetelne prowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy jest nie tylko obowiązkiem pracodawcy, ale może się okazać również bezcenne pod kątem dowodowym podczas ewentualnego sporu sądowego. W przypadku nie spełnienia przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku ewidencjonowania czasu pracy swoich pracowników, podlega on odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Na mocy treści art. 281 pkt. 6 k.p. wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Od ewidencji czasu pracy należy odróżnić potwierdzania przybycia do pracy, które może występować w dowolnej formie. Ustawodawca pozostawił pracodawcy możliwość wyboru, w jaki sposób będzie odnotowywał przybycie i obecność w pracy swoich pracowników. Najbardziej spopularyzowaną metodą jest własnoręczne podpisywanie przez pracowników list obecności, prowadzonych w tradycyjnej formie papierowej. Jednakże z zależności od rozwiązań technologicznych preferowanych przez danego pracodawcę możliwe jest również stosowanie w danym zakładzie pracy kart zbliżeniowych czy logowanie w systemach komputerowych. Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek wskazania, w jaki sposób pracownicy potwierdzają swoje przybycie i obecność w pracy. Na ogół postanowienie w tym zakresie określa regulamin pracy. Jednakże w sytuacji braku takiego regulaminu (u pracodawcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników bądź objętych układem zbiorowym pracy) pracodawca informuje pracowników na piśmie o sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracy.

Karta ewidencji czasu pracy jest odrębnym aniżeli lista obecności dokumentem. Pracodawca zobligowany jest do prowadzenia karty ewidencji zgodnie z wymogami wskazanymi przez właściwe przepisy prawa. Natomiast o sposobie i formie potwierdzania przez pracowników swojego przybycia do pracy decyduje pracodawca.