Kierownik jednostki określając zasady (politykę) rachunkowości ma obowiązek podjęcia decyzji o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla zapasów. Musi zgodnie z art. 17 ust 2 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) uwzględnić przy tym rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych.
I tak, zgodnie z pkt. 4 tego przepisu, może być wybrana metoda odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączona z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Warunkiem jej stosowania jest jednak przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury na dzień bilansowy (art. 26 ust 1 w związku z art. 26 ust 3 pkt. 1 uor). Oznacza to, iż inwentaryzacja musi być przeprowadzona na dzień bilansowy i nie można jej rozpocząć na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego jak jest to możliwe w przypadku większości innych aktywów. Ujęcie wyników inwentaryzacji polegać będzie na wprowadzeniu do ewidencji księgowej wartości zapasów i tym samym skorygowaniu kosztów okresu.
Ujęcie księgowe na przykład zakupionych materiałów, jeśli prowadzona jest ewidencja kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym będzie przebiegało następująco:
1. Faktura za zakupione materiały budowlane:
- Wn Zużycie materiałów
- Wn VAT naliczony
- Ma Rozrachunki z dostawcami
2. przeniesienie do układu kalkulacyjnego
- Wn Koszty działalności podstawowej – w analityce, np. nr zlecenia, budowa itp.
- Ma Rozliczenie kosztów
3. Na koniec roku wyłączenie niezużytych materiałów na podstawie rozliczenia inwentaryzacji
- Wn Materiały( to konto istnieje tylko na dzień bilansowy)
- Ma Rozliczenie kosztów
4. Na początek następnego roku obrotowego zaksięgowanie w koszty do zużycia materiałów wyksięgowanych w wyniku inwentaryzacji
- Wn Koszty działalności podstawowej – w analityce np. nr zlecenia, budowa itp.
- Ma Rozliczenie kosztów
Konto „Rozliczenie kosztów” będzie służyło do ustalania pozycji „Zmiana stanu produktów” w rachunku zysków i strat.
Warto podkreślić, iż metoda ta nie jest zabroniona w przepisach podatkowych – prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe zgodnie z art. 9 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. jedn. Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) są podstawą do określenia wysokości zobowiązania podatkowego.
Podstawa prawna:
art. 17 ust 2 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)
art. 9 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych(t. jedn. Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.)
