Dokumenty elektroniczne, zapisy tworzone automatycznie wg stanowiska KSR

Obecnie coraz więcej dowodów księgowych przybiera postać zapisu elektronicznego. W związku z tym pojawiły się wątpliwości czy można je uznawać za zgodne z wymogami uor i na ich podstawie dokonywać zapisów w księgach rachunkowych.

Komitet wyjaśnia iż termin dokument elektroniczny odnosi się do formy dokumentu, jak np.: elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp. Tak jak każdy inny dokument, dokument elektroniczny, stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy dla dowodów księgowych, a więc

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą  także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym można zaniechać zamieszczania podpisów wydawcy i osoby od której przyjęto lub której wydano składniki majątkowe oraz danych z ostatniego ww. punktu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Warto w tym miejscu podkreślić iż oprócz ustawy o rachunkowości istnieją także inne regulacje, których wymogom muszą odpowiadać dokumenty mające postać elektroniczną. W szczególności należy tu wymienić
Rozporządzenia

Za dowód elektroniczny można uznać także dowód wygenerowany elektronicznie czyli zapis wprowadzany automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Taka możliwość wynika z art. 20 ust 5 uor).

Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe.
Takie zapisy muszą jak podkreśla KSR spełniać następujące wymogi:

podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt. 24 ustawy;

możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację;

stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

W świetle powyższego nie ma zatem ograniczeń jeśli chodzi o możliwość ujęcia informacji w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów elektronicznych jeśli tylko spełniaj wymogi wynikające z prawa bilansowego.

Podstawa prawna
Uchwała nr 5/10 Stanowisko Krajowego Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. stanowisko w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dodaj komentarz