Należy ustalić tzw. pogotowie kasowe czyli minimalną kwotę jaka powinna znajdować się w kasie, aby zapewnić płynność pokrywanych gotówkowo wydatków. W szczególności ma to znaczenie w przypadku jednostek rzeczywiście przyjmujących i dokonujących wpłat gotówkowych.

Ze względów bezpieczeństwa należy także ustalić kwotę powyżej której każda suma będzie odprowadzana do banku.  Należy wyważyć kwestie związane z bezpieczeństwem ale także dodatkowe koszty, które mogą wiązać się z odprowadzeniem gotówki do banku (np. koszty konwojowania, koszty wpłat gotówkowych).

Oczywiście wszelkie wpłaty gotówkowe przyjmowane być powinny przez kasjera lub osobę upoważnioną, który wydaje pokwitowanie na wpłaconą kwotę.  Każde takie wydane przez kasjera pokwitowanie powinno być zaopatrzone w podpis kasjera i odcisk pieczęci jednostki. Jeśli pokwitowanie jest emitowane z systemu finansowo-księgowego powinno i standardowo umieszczane są dane dotyczące jednostki, to powinno być ono podpisane przez kasjera. Na pokwitowaniach oraz przebitkowo pisanych dowodach nie może być żadnych przeróbek i poprawek. Mylnie wypisane dowody wpłat i pokwitowania należy unieważnić przez przekreślenie z adnotacją   „anulowano„ oraz umieszczeniu podpisu.

Pamiętać należy, iż przed wypłaceniem gotówki kasjer obowiązany jest sprawdzić czy otrzymane przez niego dowody są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłat.

Kasjer ujmuję wszelkie wpłaty i wypłaty w Raportach kasowych, które w zależności od potrzeb mogą być prowadzone za okresy dzienne, tygodniowe lub miesięczne. Częstotliwość sporządzania raportu kasowego określa kierownik jednostki, uwzględniając potrzeby wewnętrznej kontroli i ilość operacji. Pamiętać warto iż operacje wpłat i wypłat gotówką powinny być ujęte w raporcie w tym dniu, w którym zostały dokonane, jak nakazuje art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Kasjer powinien prowadzić raporty kasowe na bieżąco. Po sporządzeniu raportu przekazuje go za pokwitowaniem osobie księgującej.

Należy powierzyć obowiązki kasjera pracownikowi, który oprócz kwalifikacji zawodowych zapewniających prawidłowe przyjmowanie i wydawanie środków pieniężnych, ma także nienaganną opinię i nie był w przeszłości karany np. za przestępstwa gospodarcze.

Podstawa prawna:
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)